Ken je dat gevoel, dat je in een kano op een riviertje vaart en dat je de stroom mee hebt, dat je langzaam vooruit gaat en dat je alleen maar hoeft bij de te sturen. Dat alles vanzelf lijkt te gaan. Een heerlijk gevoel. Als je wat sneller wilt dan roei je wat mee en als je rustig wilt doe je wat minder. Heerlijk.

Zo kan het soms ook gaan met je bedrijf, het lijkt een soort vanzelf te gaan. Je hoeft alleen af en toe maar wat bij te sturen en je komt waar je wezen wilt.

Tegen de stroom in roeien

Maar helaas, vaker dan dat je denkt dat het allemaal vanzelf gaat voelt het vaker dat je tegen de stroom in moet roeien. Dat je heel hard aan het roeien bent maar dat je niet vooruit komt.

Soms werkt het in het bedrijf het zelfde, dat gevoel dat je heel hard aan het werk bent en dat het toch iets tegenwerkt, dat het niet wil vlotten, dat je niet je doelen haalt. Dat gevoel dat het niet loopt zoals het zou moeten terwijl je weet dat het zo anders kan, dat je misschien ook wel ervaren hebt dat het vroeger makkelijker ging. Maar dat je geen zicht hebt op waarom het niet loopt.

Wanneer je het gevoel hebt tegen de stroom in te roeien voelt is het goed om te gaan onderzoeken waar dat gevoel vandaan komt. Wat maakt dat je het gevoel hebt dat het niet wil vlotten dat je niet vooruit komt.

Soms spelen er zaken in je organisatie waar je niet direct zicht op hebt maar die wel van invloed zijn, die een negatieve invloed hebben op de bedrijfsvoering. Doordat het niet direct zichtbaar is, kun jij ook niet direct op acteren. Het is niet zichtbaar maar het is er wel, daarom noemen we het ook wel ‘onderstroom’.

Bovenstroom & onderstroom in je bedrijf

Als je kijkt naar die zaken die van invloed zijn op je jouw bedrijf dan kan je onderscheid maken tussen factoren in de bovenstroom en factoren in de onderstroom.

In de bovenstroom zitten de meer cijfermatige factoren, de doelen, de KPI’s, het beleid, het gedrag en de vaardigheden. Dit zijn over het algemeen de concrete en zichtbare invloeden.

In de onderstroom zitten de meer abstracte factoren zoals motivatie, drijfveren, cultuur, veiligheid, macht en onmacht, de onuitgesproken zaken, de weerstand en noem maar op.

De onderstroom is veel minder zichtbaar en minder meetbaar dan de bovenstroom. Onderstroom kan zich in meerdere vormen uiten, het kunnen medewerkers zijn die roddelen over elkaar, medewerkers met vaste patronen, “zo doen we dat nou eenmaal”, een manager die zijn rol niet pakt, medewerkers die ja zeggen en nee doen etc.

In het algemeen komen binnen bedrijven de problemen die spelen binnen die organisatie voor 90% voort uit de onderstroom en voor 10% uit de bovenstroom. Dit terwijl er door managers 80% van de energie gestoken wordt in de bovenstroom, dus in de 10% van de oorzaken. Doordat de bovenstroom veel makkelijker zichtbaar en meetbaar is ligt in veel bedrijven de focus op de bovenstroom in plaats van de onderstroom, terwijl de weerstand in de onderstroom ligt.

De onderstroom onderzoeken

Twee dingen zijn het allerbelangrijkste om de onderstroom zichtbaar te maken; Dialoog en reflectie! Door de dialoog aan te gaan met jouw medewerkers kom je veel te weten over wat er leeft bij die medewerkers. Om inzicht te krijgen in wat er niet goed gaat is reflectie een voorwaarde. Wanneer je niet reflecteert en eventuele onzekerheden en of kritiek niet serieus neemt dan druk je ze juist in de onderstroom. Je ziet het niet maar het is er wel degelijk.

Middels de volgende tips kan je de onderstroom meer zichtbaar maken:

1) Focus op de Onderstroom: Om signalen uit de onderstroom te zien is het allereerst belangrijk om de onderstroom in jouw bedrijf te onderkennen. Pas als jij je bewust bent van het feit dat er een onderstroom bestaat kan je ook anders gaan kijken en luisteren naar signalen uit die onderstroom.

2) Zorg voor veiligheid: De belangrijkste voorwaarde om onderstroom zichtbaar te maken is te zorgen voor een veilige sfeer waarin problemen besproken kunnen worden. Stel vragen tijdens overleggen, ga 1 op 1 met mensen in gesprek of laat die gesprekken door een externe coach doen als je denkt dat de onveiligheid te groot is om antwoorden te krijgen. Ga vertrouwelijk om met de informatie die je krijgt, stel jezelf ook kwetsbaar op en informeer de medewerkers over de voortgang van de problemen en oplossingen die naar boven komen.

Het is vaak de onveiligheid die er voor zorgt dat medewerkers zaken niet durven te bespreken waardoor ze in de onderstroom terecht komen.

3) Wees alert op signalen/emoties: Vaak worden er signalen gegeven over die zaken die in de onderstroom spelen. Bijvoorbeeld in een tussenzin, door een ‘grapje’, een sneer of een zucht tijdens een vergadering of door een klacht die meer of minder expliciet uitgesproken wordt. Luister goed naar wat er gezegd wordt en vooral ook naar wat er juist niet gezegd wordt.

Vaak worden de zaken uit de onderstroom niet heel openlijk besproken maar kan je signalen horen door goed te luisteren naar de emoties waarmee dingen besproken worden. De emoties geven de diepere lagen weer, de emoties waarmee iets gezegd wordt zeggen vaak meer dan de bedachte woorden die uitgesproken worden.

4) Patronen herkennen: In veel organisaties heersen ingesleten patronen. De standaard manieren die zijn aangeleerd en ingesleten en die ook steeds weer worden doorgeven aan nieuwe medewerkers. Vaak hoor je dan opmerkingen als ‘zo doen we dat al jaren’ of ‘dat hebben we zo vaak geprobeerd’. Ga onderzoeken waarom jullie de dingen doen zoals jullie ze doen. Waar komt het gedrag of de gewoonte vandaan, wat is de achterliggende reden geweest om die keuze zo te maken.

5) Ga onderzoeken: Ga proactief in gesprek met je medewerkers om te onderzoeken wat er leeft en heb daarbij oog voor de onderstroom. Vraag hoe het gaat, waar ze tegen aanlopen, wat er speelt, hoe het werk makkelijker kan en luister goed naar de signalen, naar de emoties en naar wat er NIET gezegd wordt. Herhaal deze gesprekken regelmatig, de eerste keer komt misschien niet gelijk van alles naar boven, maar ook hier geldt de kracht van de herhaling.

Veilige omgeving

Zorg voor een veilige omgeving, ga met mensen in gesprek, wees alert op signalen en ga actief op zoek naar wat er speelt en maak dat bespreekbaar. Door die zaken uit de onderstroom zichtbaar en bespreekbaar te maken kan je ze ook oplossen en kan je weer met de stroom mee varen.

Wanneer je alert bent op de onderstroom, op de signalen die je krijgt en als je met medewerkers in gesprek gaat onderzoek dan het ‘dominante verhaal’. Wat is de gemene deler? Iedere medewerker beleeft zaken op zijn eigen manier, de een heeft meer last van bepaalde zaken dan de ander. Ga op zoek naar de gemene deler, naar het hoofdverhaal en ga daar met de groep over in gesprek zodat je samen tot oplossingen kan komen.

In het geval dat je het zelf lastig vindt om de onderstroom te onderzoeken, laat je dan eventueel ondersteunen door een externe adviseur. De adviseur kan een 0-meting doen in jouw organisatie om de onderstroom zichtbaar te maken. Er zijn diverse interventies mogelijk om meer inzicht te krijgen middels bijvoorbeeld individuele interviews, organisatie-opstellingen en/of meekijken binnen de organisatie.

Wil je meer weten over de onderstroom in jouw bedrijf, neem dan vrijblijvend contact op.