Ik kom regelmatig managers tegen die klagen dat ze druk zijn. Waar ben je dan zo druk mee, vraag ik wel eens. En meestal is het antwoord van gelijke strekking: brandjes blussen en problemen oplossen.

Veel managers worden door hun medewerkers aangesproken over allerlei problemen. Zaken die in de dagelijkse praktijk niet werken, zaken waar medewerkers last van hebben, die het werk belemmeren, die doorlooptijden verlengen, zaken die onnodig geld kosten, etc. Al die problemen bij elkaar zorgen er soms voor dat je heel druk bent, dat je agenda makkelijk vol loopt zonder dat je alle problemen kunt aanpakken. En als je pech hebt beginnen de medewerkers te klagen dat er nooit naar ze geluisterd wordt en dat de problemen niet aangepakt worden.

Dat betekent echter niet dat je de problemen zo maar terug kunt schuiven naar je medewerkers.
Terwijl de oplossing eigenlijk zo simpel is: Laat ze het zelf oplossen! Door medewerkers zelf na te laten denken over oplossingen betrek je hen in het proces. Dat betekent echter niet dat je de problemen zo maar terug kunt schuiven naar je medewerkers.

Door medewerkers (mede-) eigenaar te maken van het probleem, geef je hen de mogelijkheid een hele constructieve bijdrage te leveren aan de oplossing. Dit vraagt echter wel de juiste begeleiding. Richt bijvoorbeeld een werkgroep in die een of meerdere problemen gaat aanpakken en ondersteun de werkgroep bij de volgende 5 stappen:

Stap 1) Een analyse maken van het probleem: onderzoek wat het probleem precies is, waardoor wordt het veroorzaakt, hoe vaak komt het voor, welke kosten brengt het met zich mee?

Stap 2) Meerdere oplossingen bedenken: door met elkaar na te denken over de verschillende oplossingen creëer je inzicht in de mogelijkheden en onmogelijkheden om te komen tot de beste oplossing.

Stap 3) Ga in overleg: door de verschillende oplossingen voor te leggen aan de collega’s die bij het probleem betrokken zijn, krijg je feedback en daarmee nog meer inzicht in wat de beste oplossing zou kunnen zijn.

Stap 4) Maak een kostenanalyse: laat de werkgroep een analyse maken van de kosten om de oplossing door te voeren: welke middelen hebben we al in huis, welke investeringen moeten we nog doen, hoeveel tijd gaat er zitten in het bereiken van de oplossing, etc?

Stap 5) Presenteer het plan aan het management. op basis van het voorstel kan het management direct een beslissing nemen over het probleem en de voorgestelde oplossing(en).

Terwijl de oplossing eigenlijk zo simpel is, laat ze het zelf oplossen!
Bovenstaande stappen leveren een win-win situatie op. Er komt een oplossing die soms veel simpeler is dan welke manager had kunnen bedenken. En daarnaast kunnen de deelnemers aan de werkgroep ook veel van het proces leren zoals het denken in oplossingen, het maken van een begroting, het voorzitten van een vergadering, etc.

Zelfs als blijkt dat de gekozen oplossing niet haalbaar of niet betaalbaar is, is er toch winst behaald. Het team heeft dit namelijk zelf ondervonden en daarmee geloven ze het eerder dan wanneer een manager vertelt dat het niet haalbaar is.

Succes!