Routekaart

Het einde van de Corona crisis lijkt in zicht. De terrassen zijn weer open, winkelen is weer mogelijk en op termijn zullen ook de kantoren weer bezet gaan worden. Het wordt dus tijd om na te denken over hoe je weer op kan starten met op kantoor / het bedrijf werken en hoe je weer samen kan werken na een lange periode van thuis werken. Waar moet je allemaal aan denken? Hoe kan je op een goede manier opstarten? En hoe kan je zo veel mogelijk problemen voorkomen? Om je daar mee te helpen hebben we de routekaart ontwikkeld.

De routekaart laat je een stappenplan zien vanaf ‘de laatste loodjes’ tot de laatste stap, ‘de onderhoudsfase’. De routekaart is bedoeld voor Superwerkgevers die op een effectieve en prettige manier weer willen opstarten en die de Corona crisis goed willen afsluiten:

Routekaart voor het opstarten op kantoor na Corona tijd.

Stappen op de routekaart:

De routekaart is opgedeeld in verschillende stappen om te komen tot een zo vloeiend mogelijke opstart. Iedere fase heeft zijn eigen aandachtspunten die we hieronder zullen beschrijven:

De laatste loodjes

De laatste loodjes wegen het zwaarst zeggen ze wel eens. Dat geldt ook in deze periode waar we snakken naar een gewoon leven. Medewerkers werken al lang onder soms lastige situaties thuis en werken veelal in een soort van overlevingsstand. Met het einde in zicht en met kleine versoepelingen die aanstaande zijn is de neiging om alles los te laten en om weer snel terug te gaan naar het oude normaal.

Juist nu is het belangrijk om goed voor jezelf en elkaar te zorgen. Zorg dat je als manager voldoende contact hebt met je medewerkers. Vraag op gezette tijden hoe het gaat met de medewerker, welke dingen hij of zij tegen aan loopt en denk mee in hoe het werk en de situatie hanteerbaar te maken is. Denk niet te snel, de ander redt zich wel. Doordat de medewerker in de overlevingsstand heel veel aankan, lijkt het soms allemaal wel mee te vallen, maar er wordt wel roofbouw gepleegd. Probeer verder te kijken dan het opgewekte masker van de medewerker en zie hoe het echt gaat. Soms is oprechte aandacht voldoende en hoef je niet eens een oplossing aan te dragen.

Klaar voor de start

Voorafgaand aan het weer op kantoor werken is het goed om een gezamenlijke bijeenkomst te plannen met het team. Er is veel gebeurd in de afgelopen anderhalf jaar. Medewerkers zijn misschien ziek geweest, hebben bekenden in het ziekenhuis gehad of kennen misschien zelfs mensen die aan Corona overleden zijn. Daarnaast hebben medewerkers lang thuis gewerkt waardoor medewerkers minder intensief contact gehad hebben.

Daarom is het goed om de tijd te nemen om elkaar weer opnieuw te ontmoeten en om terug te kijken op de afgelopen periode. Om samen even te ontladen door je gal te spuwen, om de negatieve emoties te delen met elkaar. Dit is een belangrijke stap die te makkelijk wordt overgeslagen. We willen tenslotte niet zeuren. Maar door het ontladen kan je opruimen in je zelf en ontstaat er weer ruimte voor nieuwe positieve energie. Een belangrijke stap dus.

Iedere crisis brengt zowel negatieve als positieve veranderingen met zich mee. Tijdens deze bijeenkomst kan je ook met elkaar bespreken wat je wilt achterlaten en wat je wilt behouden van de Corona periode. Maak samen een plan hoe je wilt gaan werken na de Corona periode. Denk hierbij bijvoorbeeld aan aansturing, verantwoordelijkheid, thuiswerken etc.

Opnieuw kennismaken

Als medewerkers net weer op kantoor komen dan lijkt alles vertrouwd. Het is dan heel makkelijk om weer in de oude routine te vervallen en daarbij voorbij te gaan aan de positieve veranderingen die er nu mogelijk zijn. Een eerste stap is om even de tijd te nemen om weer opnieuw kennis te maken en samen te ontdekken hoe iedereen eventueel veranderd is in anderhalf jaar. Wat hebben we geleerd, hoe zijn de onderlinge verhoudingen, wat is er veranderd? Door weer opnieuw kennis te maken en veranderingen bespreekbaar te maken voorkom je verrassingen en eventuele ergernissen.

Door met elkaar de tijd en de rust te nemen om elkaar in een ontspannen sfeer weer te leren kennen kunnen de banden weer worden aangehaald die door het afstand werken misschien wat verslapt zijn.

Even uitblazen

De afgelopen tijd hebben veel medewerkers in een soort van overlevingsstand gestaan. De een door de eenzaamheid van het alleen wonen, de ander juiste door de drukte van met kinderen en partner thuis werken, soms door de zorgen over de eigen gezondheid of die van familieleden of soms omdat men ook niet naar het terras of naar Ikea kon. Het gebrek aan contact met collega’s maakt dat medewerkers veel alleen gewerkt hebben, minder makkelijk hulp konden vragen, in een keer zelf beslissingen  moeten nemen, keuzes moeten maken waar ze anders even over kunnen sparren.

Allemaal zaken die los van elkaar niet onoverkomelijk zijn maar in het totaal lastiger worden. Zeker omdat de periode waarover dit allemaal gebeurd is veel langer is dan we vooraf konden voorstellen. Juiste de lage intentie in combinatie met de lange tijd maakt dat de overleving en de energie die het kost zich langzaam opbouwt.

Daarom is het goed om als medewerkers weer naar het kantoor komen niet gelijk weer te gaan ‘knallen’, niet gelijk volle bak vooruit te willen. Vergelijk het met het principe dat veel mensen nadat ze drukke maanden hebben gehad en ze vakantie krijgen eerst een paar dagen ziek zijn. Omdat ze dan eindelijk rust hebben gaat de overleving eraf en dan pas voelen ze de vermoeidheid. Dat risico is na 1,5 jaar werken onder lastige omstandigheden ook aanwezig.

Geef medewerkers dus even de ruimte om bij te komen, om even rustig op te starten. Die tijd haal je ruimschoots in als men weer lekker in zijn vel zit.

Inventarisatiefase

De inventarisatiefase is het moment om 1 op 1 met je medewerkers in gesprek te gaan om te kijken hoe het nou echt gaat met die medewerker. Tijdens de rustperiode is er tijd en ruimte voor het voeren van het echte gesprek. Hoe is de medewerker de corona crisis doorgekomen, wat heeft de medewerkers verloren, hoe voelt hij zich nu, wat wil hij persoonlijk behouden en achterlaten, hoe is zijn rol veranderd in het team of in de organisatie? Allemaal onderwerpen waar je het met elkaar over kan hebben. Tijdens een 1 op 1 gesprek kan je weer echt contact maken in plaats van via Zoom of Teams, kan je weer echt in verbinding met je medewerkers komen om te weten wat er speelt en wat er nodig is. Als je weet wat er speelt kan je beter inspelen op de behoeftes van de medewerkers en het team als geheel.

Nieuw Leiderschap

Met nieuw leiderschap bedoelen we dat je samen met je medewerkers concrete resultaat-afspraken gaat maken. Dus niet sturen op aanwezigheid maar duidelijke afspraken maken waar iemand voor verantwoordelijk is en welke resultaten die medewerker moet halen na een bepaalde periode. Door te sturen op resultaat weet de medewerker wat hij moet doen, waar hij voor verantwoordelijk is en wat hij wanneer moet opleveren. Als hij dat goed weet maakt het in de meeste gevallen niet meer uit of dat op kantoor of thuis gebeurt en op welk moment van de dag dat gebeurt.

Door resultaat afspraken te maken kan je medewerkers ook de ruimte geven om hun werk in te richten zoals ze dat het afgelopen jaar ook gedaan hebben. Veel medewerkers kunnen wel wennen aan gedeeltelijk thuis werken en zijn thuis ook nog eens veel productiever. Het kantoor is dan meer een ontmoetingsplek om collega’s te zien, om samen te werken aan projecten of om overleggen te voeren.

Door met elkaar samen de taken en verantwoordelijkheden te verdelen en daar duidelijke afspraken over te maken leg je de verantwoordelijkheid meer en meer bij de medewerkers. Door dat in goede banen te leiden en (op afstand) te begeleiden zal je zien dat medewerkers die verantwoordelijkheid nemen en meer persoonlijk leiderschap tonen, meer inzicht krijgen en meer focus op het resultaat krijgen.

Om medewerkers te ondersteunen is het van belang om te zorgen voor een continue feedbackstroom. Die zorgt er voor dat medewerkers zich bewust blijven van hun handelen en het werk dat ze leveren. Je kan ze bijsturen als het fout gaat en complimenteren als het goed gaat. Bij alles wat je doet als manager is de vraag; Wat is het leereffect voor de medewerker(s). Door de focus te leggen op het leereffect voor medewerkers ontstaat er een leercultuur waarin medewerkers kunnen groeien naar een betere versie van zichzelf.

Onderhoudsfase

Wanneer medewerkers zelfstandig en als team werken aan de afgesproken doelen dan is het van belang om regelmatig 1 op 1 gesprekken te voeren met medewerkers. Onderhoudsgesprekken waarbij je ‘het echte gesprek’ voert met medewerkers. Een echt gesprek is een gesprek waarbij je met oprechte interesse vraagt naar het welzijn van de medewerkers en ook echt luistert naar het antwoord. Dat blijkt minder makkelijk dan gedacht.

Wanneer ergernissen weggedrukt worden, wanneer onzekerheden niet gezien worden of wanneer conflicten niet besproken worden dan kan er een onderstroom ontstaan in de organisatie die zich verder kan uitbreiden. Weet dus wast er speelt en faciliteer het goede gesprek met elkaar en met het team onderling. Dan blijft een team optimaal in conditie om optimaal te kunnen presteren.

Wil je de routekaart ontvangen? Meld je dan hieronder aan. Je ontvangt dan gelijk de Superwerkgever-nieuwsbrief.