5 tips om het gedrag van je medewerkers positief te beïnvloeden
Enige tijd geleden was ik bij een ondernemer die me vroeg wat hij toch met die ene medewerker aan moest. Hij ergerde zich rot! De werknemer was traag, deed eindeloos over een taak, was soms negatief en stond om ‘5 voor 5 met de jas aan’. Terwijl hij ook vertelde dat hij wel een zwak had voor de medewerker omdat hij wel heel veel inzet toonde en het ook een aardige vent is.
Dus de eerste vraag was, heb je al met de medewerker gesproken? Dat had de ondernemer al wel maar na enig doorvragen bleek dat dat niet een heel succesvol gesprek was geweest. De ondernemer had zijn frustratie geuit, de medewerker ging in de verdediging, de ondernemer wist niet meer hoe nu verder en zo eindigde het gesprek. Een iets te korte weergave van het gesprek, maar hier kwam het wel op neer.
Uiteindelijk was het resultaat dat de beide hoofdpersonen elkaar een soort van aan het ontwijken waren. Een onhoudbare situatie in een klein bedrijf, of eigenlijk in ieder bedrijf, want het is voor beide niet prettig werken. Dus de grote vraag is, hoe kan je dit doorbreken? In deze blog wil ik je 5 tips mee geven die je kunnen helpen bij het positief beïnvloeden van je medewerkers.
1. Bewustwording
Wanneer je een medewerker positief wilt beïnvloeden dan wil je uiteindelijk dat de medewerker ander gedrag laat zien. De eerste stap die altijd genomen moet worden is dat de medewerker zich bewust wordt van zijn eigen gedrag.
Veel van ons gedrag, zeg 80 a 90%, doen we onbewust. We zitten vol met ingesleten gedrag (patronen) die er voor zorgen dat we makkelijker door de dag komen. Zo hangen we altijd op de zelfde manier de wc rol op en strikken we altijd op de zelfde manier onze veters. We denken niet meer na over hoe we lopen, dat doen we automatisch, ook dat is een ingesleten patroon. Zo zijn ook vaak het schrijven van een boodschappenbriefje, een mail typen, een klant te woord staan, omgaan met feedback of het wel of niet nietjes werken ingesleten patronen. Het ingesleten gedrag doen we al zo lang op dezelfde manier omdat we dat ooit op die manier hebben aangeleerd en omdat we dat al jaren zo doen. We zijn ons er dus niet meer bewust van. “Dit is toch normaal?”
Om gedrag te kunnen veranderen is de eerste stap dus altijd dat de ander zich bewust wordt van zijn eigen gedrag. Zonder dit bewustzijn van wat hij doet, waarom hij het doet en wat het effect is van dat gedrag zal hij het ook niet kunnen veranderen. Om gedrag te veranderen zal je in gesprek moeten met de medewerker om het gedrag bespreekbaar te maken en om de ander bewust te maken van zijn gedrag.
2. Scheid het gedrag en de persoon
Twee dingen die vaak door elkaar gehaald worden bij het geven van feedback zijn de ‘persoon en zijn gedrag’. Wanneer bijvoorbeeld een coach roept dat een voetballer een waardeloze voetballer is dan bedoelt hij waarschijnlijk dat hij een slechte wedstrijd heeft gespeeld. Als de coach zegt dat de voetballer een slechte wedstrijd heeft gespeeld, hoort de speler soms dat hij een waardeloze voetballer is. Het verwarren van gedrag en persoon gebeurd dus aan beide kanten.
Wat is dan het verschil? Wanneer we het over gedrag hebben dan praten we over de dingen die iemand DOET. Als we het over de persoon hebben dan hebben we het over wie iemand IS. Belangrijk daarbij is om te beseffen dat gedrag relatief makkelijk kan worden aangepast terwijl de persoonlijkheid aanpassen lastig is of in ieder geval jaren vergt. Als je bijvoorbeeld een slechte wedstrijd hebt gevoetbald kan je dat volgende week beter doen, door bijvoorbeeld bewust te letten op meer vrij lopen. Wanneer je een slechte voetballer bent kan je dat niet zo maar aanpassen.
Het effect van feedback geven ‘op de persoon’ is dat de ander zich ook persoonlijk aangevallen kan voelen en dat hij dus veel eerder in de weerstand zal schieten. Mede omdat je je persoonlijkheid niet (makkelijk) kan aanpassen en je dus weinig andere mogelijkheden hebt dan in de weerstand schieten.
Wanneer je echter iemand aanspreekt op zijn gedrag, dat is wel te veranderen, dan kan de ander daar over nadenken en onderzoeken hoe hij zijn eigen patroon kan doorbreken. Let er dus op dat als je feedback geeft aan je collega of een medewerker dat je praat over concreet gedrag en niet over de persoon zelf. Dat zal het effect enorm verhogen.
3. Concreet gedrag bespreken
Ik hoor vaak dat wanneer er gesproken wordt over gedrag, gedragsverandering en ontwikkeling dat er in abstracte termen gesproken wordt. Er wordt dan iets geroepen over het feit dat we ‘duidelijker moeten communiceren’ of dat we ‘netter moeten gaan werken’. Maar de vraag is, wat betekent dat eigenlijk? Wat wil je dan concreet dat er veranderd?
Als je zelf te horen krijgt dat je bijvoorbeeld meer resultaatgericht moet werken, wat ga je dan anders doen? Waar ga je dan beginnen? Vaak is de feedback die gegeven wordt zo vaag, dat de ander braaf ‘ja’ knikt en gewoon door gaat met waar hij mee bezig was. Weinig effectief dus.
Als je feedback wilt geven is het van belang om het gedrag concreet te benoemen. Tip daarbij is dat als je concreet gedrag wilt beschrijven je uit kan gaan van het idee dan je het concrete gedrag ‘voor moet kunnen doen of na moet kunnen doen’. Dus bedenk bij jezelf, als ik ga staan, wat ga ik dan (anders) doen? Als je dat niet weet, als je dan staat te twijfelen, als je het dan niet kan laten zien dan weet je ook dat je feedback te abstract was en dus niet effectief.
Wanneer je benoemd dat de ander niet steeds in de weerstand moet schieten dan kan de ander daar niet zo veel mee. Wanneer je echter benoemd dat de ander bij iedere feedback reageert met ‘ja maar’ en dat je graag zou zien dat de ander eerst 2 minuten neemt om over de feedback na te denken en dan pas reageert kan de ander er wel aan werken.
4. Laat de medewerkers zelf oplossingen bedenken
Wanneer je met een collega in gesprek gaat over zijn of haar gedrag dan wil je graag een verbetering zien in dat gedrag. Vaak is het het makkelijkste om te vertellen wat er niet goed gaat. Hoewel je soms al even goed moet nadenken om dat concreet te maken.
De volgende stap is om dan helder te maken wat je wel wilt, wat je wel verwacht, hoe het beter zou kunnen. Bij het helder maken van hoe het beter kan heb je twee mogelijkheden:
- Jij als leidinggevende / feedbackgever vertelt hoe de ander het moet doen
- Jij als leidinggevende / feedbackgever vraagt aan de ander hoe het beter kan
In het eerste geval vertel je als feedbackgever hoe jij denkt dat de ander het beter zou kunnen doen. Nu is het sterk afhankelijk van de situatie en de onderlinge verhoudingen of de ander ook daadwerkelijk iets met jouw oplossing wil doen en of de ander er ook achter kan staan. Misschien kan je het op basis van hiërarchie afdwingen, maar of je daarmee het vuur aanwakkert bij de ander blijft de vraag.
In het tweede geval laat je de ander nadenken over de huidige en gewenste situatie en laat je de ander ook een oplossing bedenken. Doordat de ander zelf nadenkt over de diverse oplossingen die mogelijk zijn wordt de ander zich al veel meer bewust van het probleem en van de diverse mogelijkheden. Hij snapt het probleem dus beter en daarmee groeit de motivatie om het aan te passen.
Door de eigen oplossing te bedenken is ook de motivatie om zich aan die oplossing te committeren veel groter. Je eigen oplossing is namelijk ‘altijd’ beter dan de oplossing van een ander.
Door de ander de oplossing zelf te laten bedenken vergroot je dus de betrokkenheid en de intrinsieke motivatie om de gedragsverandering op gang te brengen en vol te houden. Je hoeft de medewerker daarmee minder vaak te corrigeren maar kan de medewerker ondersteunen in zijn eigen veranderproces. Dat is wat wij bedoelen met; ‘van brandjes blussen naar het vuur aan wakkeren’.
5. Maak een vervolg afspraak
Soms merk je dat de feedback die je geeft niet zo makkelijk is om toe te passen. In sommige gevallen doordat het al zo’n lang ingesleten patroon is dat het lastig te doorbreken is. Soms omdat het nieuwe gewenste gedrag veel inspanning vraagt om eigen te maken en soms omdat de ander nog niet helemaal overtuigd is van het nut van de gedragsverandering.
In zulke gevallen vraagt het om wat extra begeleiding en ben je er niet met een keer feedback geven. Dit is trouwens in de meeste gevallen zo, dus ga er altijd van uit dat je feedback vaker moet geven voor het patroon doorbroken is.
Wat ook kan helpen is dat je tijdens het feedback gesprek al een vervolg afspraak maakt om de voortgang te bespreken, maak voor over twee weken of een maand een vervolgafspraak. Beide partijen weten dan dat er een evaluatie moment komt en dat maakt dat beide partijen bewust bezig blijven met de ontwikkeling. Hierdoor kan je ook het effect verhogen van de feedback.
Met deze vijf tips kan je het effect van feedback flink vergroten. Onderdeel van een leercultuur in organisaties is een dagelijkse feedbackstroom die er voor zorgt dat medewerkers en managers zich blijvend kunnen ontwikkelen. Door op een positieve en constructieve manier elkaar feedback te geven creëer je een cultuur waarin mensen met en van elkaar kunnen leren waardoor de medewerkers groeien en daarmee de organisatie groeit. Aan de slag met een leercultuur? Lees dan de serie: Blog : In 7 stappen naar een leercultuur
Veel succes!
