Laat het ze lekker uitzoeken!

Hoe je als manager druk kan zijn met brandjes blussen of juist niet…

In mijn werk als bedrijfscoach kom vaak in gesprek met managers die klagen dat ze druk zijn. Ik herken dat natuurlijk direct als ongezonde stress en dus werkmateriaal om van te smullen.

‘Waar ben je dan zo druk mee’, vraag ik wel eens. En meestal is het antwoord van gelijke strekking: brandjes blussen en problemen oplossen. Een hoop geregel waardoor het primaire werkproces onder druk komt te staan.

Veel managers worden door hun medewerkers aangesproken over allerlei problemen. Zaken die in de dagelijkse praktijk niet werken, zaken waar medewerkers last van hebben, die het werk belemmeren, die doorlooptijden verlengen, zaken die onnodig geld kosten, etc. Al die vragen en problemen bij elkaar zorgen er soms voor dat je als manager snel overloopt. Van managers wordt verwacht dat ze oplossen, adresseren en regelen. Met een beetje pech gaan medewerkers ook nog klagen dat er niet naar ze geluisterd wordt en dat de problemen niet aangepakt worden. Per slot van rekening ben je niet voor niets de manager…

Mijn advies:

Laat je medewerkers hun eigen problemen oplossen! Dit klinkt misschien wat cru, maar ik zal het toelichten.

Door medewerkers zelf na te laten denken over oplossingen betrek je hen in het proces en biedt je verantwoordelijkheid en eigenaarschap. Dat betekent natuurlijk niet dat je de problemen zo maar terug kunt schuiven naar je medewerkers.

Door medewerkers (mede-) eigenaar te maken van het probleem, geef je hun de mogelijkheid een hele constructieve bijdrage te leveren aan de oplossing. Hiermee daag je medewerkers uit om creatief te worden en te denken in oplossingen. Dit wordt vaak als heel prettig ervaren en zal de betrokkenheid evenals de vak-volwassenheid van medewerkers groeien. Deze aanpak vraagt echter wel de juiste begeleiding.

Meer betrokkenheid van medewerkers creëren, hoe doe je dat?

Meer betrokkenheid bij je medewerkers creëren gaat je als manager enorm helpen. Gebruik als voorbeeld onderstaand stappenplan. Richt een werkgroep in die een of meerdere problemen gaat aanpakken en ondersteun de werkgroep bij de volgende 5 stappen:

Stap 1) Maak een analyse maken van het probleem: onderzoek wat het probleem precies is, waardoor wordt het veroorzaakt, hoe vaak komt het voor, welke kosten brengt het met zich mee?

Stap 2) Meerdere oplossingen bedenken: door met elkaar na te denken over de verschillende oplossingen creëer je inzicht in de mogelijkheden en onmogelijkheden om te komen tot de beste oplossing.

Stap 3) Ga in overleg: door de verschillende oplossingen te bespreken met collega’s die bij het probleem betrokken zijn, krijg je feedback en daarmee nog meer inzicht in wat de beste oplossing zou kunnen zijn.

Stap 4) Maak een kostenanalyse: laat de werkgroep een analyse maken van de kosten om de oplossing door te voeren: welke middelen hebben we al in huis, welke investeringen moeten we nog doen, hoeveel tijd gaat er zitten in het bereiken van de oplossing, etc.?

Stap 5) Presenteer het plan aan het management. Op basis van het voorstel kan het management direct een beslissing nemen over het probleem en de voorgestelde oplossing(en).

Klinkt eenvoudig toch? Dat is het ook! Laat ze het zelf oplossen!
Bovenstaande stappen leveren een win-win situatie op. Er komt een oplossing die soms veel simpeler is dan welke manager had kunnen bedenken. En daarnaast kunnen de deelnemers aan de werkgroep ook veel van het proces leren zoals het denken in oplossingen, het maken van een begroting, het voorzitten van een vergadering, etc. Het is wellicht wel handig om vooraf af te spreken hoeveel tijd er vrij is voor dit proces zodat je voorkomt dat er een vergadercultuur gaat ontstaan, een zgn. normtijd.

Zelfs als blijkt dat de gekozen oplossing niet haalbaar of niet betaalbaar is, is er toch winst behaald en draagvlak gecreëerd. Het team heeft namelijk zelf ondervonden en onderzocht wat werkt en wat niet. Daarmee geloven ze het eerder dan wanneer een manager vertelt dat het niet haalbaar is.

Voor de manager die gewend is om brandjes te blussen zal het uitdagend zijn om toe te kijken zonder dwingende bemoeienis. Het leren vertrouwen op de inzichten van je medewerkers zal je ontzettend veel brengen. Medewerkers kijken tevreden terug op het proces en voelen zich gehoord. Bovenal geeft het de manager ruimte en overzicht.

Zet hem op!