Het gebrek aan feedback maakt je organisatie kapot
“Stilstand is achteruitgang” is een veelgebruikte zin en dat is bij een organisatie in ontwikkeling zeker zo. Om een organisatie te kunnen ontwikkelen is het belangrijk dat de medewerkers zich ontwikkelen omdat de medewerkers de dragers van jouw bedrijf zijn. De medewerkers zijn tenslotte degene die gezamenlijk de organisatie doelen behalen.
Om medewerkers te helpen ontwikkelen zijn 2 dingen essentieel; duidelijke leerdoelen om naar toe te werken en structurele feedback aan de medewerkers om die doelen te behalen. Misschien herken je wel hoe lastig het kan zijn om feedback te geven. Aan die collega die erg langdradig is, aan die stagiaire die om de haverklap iets komt vragen of aan die manager die de controle niet los kan laten.
Soms merk je bij jezelf dat je je ergert aan het gedrag van de ander maar dat je er toch niks van zegt. De een zegt niks om de ander niet te kwetsen, een ander is bang dat er mot van komt en weer een ander vindt het lastig door zijn angst dat de ander hem dan niet meer aardig vindt. Maar het gebrek aan feedback maakt je organisatie kapot.
Cultuur in de organisatie
Soms kom ik in organisaties waar het lastig feedback durven geven onderdeel van de cultuur is geworden. Er wordt gehandeld vanuit ‘sympathie’ in plaats van vanuit het elkaar aanspreken. Een cultuur van “we zorgen er voor dat we allemaal lief zijn voor elkaar, dat we elkaar niet kwetsen”.
Zeker in de zorg en bij technische organisaties kom ik dit regelmatig tegen. Veel bedrijven in de zorg zijn mensgerichte organisaties waarbij sympathie heel belangrijk is en daar wil men elkaar niet kwetsen. In de techniek wordt veelal minder feedback gegeven omdat daar over het algemeen conflicten uit de weg gegaan worden. Het voorgaande is natuurlijk een enorme generalisatie maar heeft zeker een kern van waarheid in zich en is misschien ook wel herkenbaar voor je. Maar ondanks dat het in bepaalde sectoren meer voorkomt mag je er van uit gaan dat feedback geven in de meeste organisaties een belangrijk aandachtspunt is.
De noodzaak van feedback
Feedback is noodzakelijk voor medewerkers om te kunnen groeien. Ongeveer 80 tot 90 procent van ons gedrag doen we onbewust en daar waar we ons al bewust zijn van ons gedrag weten we nog niet of ons eigen beeld over dat gedrag klopt met het beeld van de anderen.
Het is ook lastig om onze eigen tekortkomingen te zien omdat je soms gewoon niet weet dat iets bijvoorbeeld effectiever kan, dat het gedrag irritant is voor de omgeving of dat het gedrag niet bijdraagt aan de doelen. Puur omdat het eigen gedrag en het gevolg niet herkent wordt. We noemen dat ook wel de schaduwzijde die voor de ander wel maar voor jezelf moeilijk zichtbaar is.
Voor dat we kunnen leren, voor we ons gedrag kunnen ontwikkelen is het van belang dat we ons bewust worden van ons eigen gedrag en de positieve of negatieve gevolgen ervan. Zolang we ons niet bewust zijn van ons eigen gedrag, niet bewust zijn wat de negatieve gevolgen zijn en we niet weten hoe het beter kan zullen we ook niet het belang inzien om ons gedag aan te passen en zullen we blijven doen wat we altijd deden. Dat is bekend en veilig namelijk.
Door feedback worden mensen bewust van hun gedrag en kunnen mensen groeien. Feedback is dus de basis voor een organisatie in ontwikkeling!
Veiligheid als basis voor feedback
Voor organisaties die willen groeien en ontwikkelen is het dus van belang om een cultuur te creëren die feedback geven en ontvangen heel normaal maakt. Waarin het heel normaal is om elkaar aan te spreken, waarin het heel normaal is om het gesprek met elkaar aan te gaan over zaken die beter kunnen en waar het heel normaal is om met- en van elkaar te leren.
De basis van een degelijke cultuur is veiligheid. De veiligheid voor medewerkers om kwetsbaar te kunnen zijn, om zich open op te stellen en om te kunnen luisteren naar de feedback die ze krijgen.
Een veilige sfeer is voorwaarde voor medewerkers en managers om hun muurtjes en hun maskers wat te laten zakken en om hun onzekerheden bespreekbaar te kunnen maken. Als een medewerker zich niet veilig genoeg voelt om naar zijn eigen schaduwzijdes te kijken dan zal er altijd een afweermechanisme in werking treden om zich te beschermen tegen de feedback. Dan zie je bijvoorbeeld het bekende ‘ja maar’ gedrag of gaat de medewerker oorzaken buiten zichzelf zoeken in plaats van in zichzelf.
Voor het creëren van een veilige sfeer en een sfeer waarin feedback geven heel normaal wordt kan je met je management team veel doen door een aantal punten altijd voor ogen te houden:
Oordeelvrij kijken: Wees je heel bewust van je eigen oordeel en vooroordelen en probeer deze (tijdelijk) op zij te zetten. Deze oordelen komen namelijk terug in je taal, in de woorden die je gebruikt en als de ander voelt dat je al een oordeel hebt is de openheid en de veiligheid weg. Leer jezelf aan om oordeelvrij te kijken. Dat betekent niet dat je geen mening mag hebben, maar wel dat je jouw mening parkeert zodat je neutraal en open naar de ander kan kijken en de ander beter kan begrijpen. Door oordeelvrij te leren kijken kan je ook de afrekencultuur in de organisatie doorbreken.
Voer een gesprek vanuit verbinding: Zorg er voor dat er ruimte en tijd is voor een goed feedback gesprek waarin je even de tijd kan nemen voor de ander. Wanneer je met een positieve intentie een gesprek in gaat met als doel om de ander een stukje beter te maken dan wordt het voor de ander ook makkelijker om naar je te luisteren en iets van je aan te nemen. Laat de ander ook zijn/ haar verhaal doen (zolang het geen verdedigen wordt) omdat je de ander dan ook beter leert begrijpen. Probeer ook het dak te repareren als het droog is, dus niet ‘in the heat of the moment’ de feedback geven, maar in alle rust op een moment dat het voor beide uitkomt.
Patronen doorbreken: Ieder mens heeft zo zijn patronen. Veel van ons gedrag doen we onbewust en zijn ingesleten in ons systeem. Dat betekent ook dat het gedrag na de eerste feedback niet in een keer blijvend verandert. Vaak is het nieuwe gedrag aanleren niet zo lastig maar het loslaten van de oude patronen, het oude gedrag des te meer. Geef het dus tijd en zorg er voor dat de medewerker zich bewust is en blijft van de voortgang. Vaak moet je iets 15 keer op een nieuwe manier doen voor iets een nieuw patroon wordt. Dat betekent ook dat je soms 15 keer iets moet zeggen voor gedrag echt veranderd. Heb dus geduld.
Stimuleer positief gedrag: De beste manier om positief gedrag te krijgen is om positief gedrag te belonen. Wanneer een medewerker iets heeft gedaan wat je graag wilt behouden dan kan je daar positieve feedback op geven. Daar gaat een medewerker van groeien. Wanneer medewerkers regelmatig dingen horen waar ze goed in zijn wordt de draagkracht om dingen te horen waar ze minder goed in zijn ook groter. Zo draag je dus ook bij aan de veiligheid. Vanuit de gedachte van de positieve psychologie blijkt dat positief gedrag belonen veel effectiever is dan negatief gedrag bestraffen. Geef dus per dag minimaal 3 gemeende complimenten.
Zorg voor een dagelijkse feedback stroom: Wanneer het in de cultuur gewoonte is om elkaar door de verschillende lagen heen feedback te geven dan zal men het ook steeds normaler gaan vinden. Zolang de feedback met respect en een positieve intentie wordt gegeven wordt de bereidheid en het zelfvertrouwen om er naar te luisteren ook steeds groter en kan men meer en meer van elkaar gaan leren. Ook nieuwe medewerkers zullen makkelijk deze cultuur overnemen. “Als anderen zich veilig voelen dan kan ik dat ook eens proberen”. Zorg dus voor een dagelijkse feedbackstroom om zo de mensen naar een hoger plan te tillen.
Geef het goede voorbeeld: Niks werkt zo goed als het goede voorbeeld. Dat betekent dat wanneer je zelf actief op zoek gaat naar feedback, wanneer je zelf ook kritisch op jezelf kan zijn, wanneer je zelf ook kwetsbaar durft te zijn dan werkt dat door naar je medewerkers. Dus laat anderen ook jouw werk, gedachten, plannen etc. evalueren zodat jij zelf ook weer kan leren. Evalueer met elkaar ook de bijeenkomsten die je georganiseerd hebt, vraag eens aan het eind van een overleg wat men van de vergadering vond, wat er goed ging en wat er beter kan. Door steeds op zoek te gaan naar wat goed gaat en wat beter kan wordt het ook steeds een beetje meer opgenomen in de cultuur.
Wanneer je voldoende veiligheid hebt gecreëerd waarin het mogelijk wordt om elkaar structureel en duurzaam feedback te geven, dan creëer je ook een leercultuur in jouw organisatie. Door die leercultuur zijn medewerkers en managers structureel bezig om een betere versie van zichzelf te worden en zo ontstaat een flexibele en bruisende organisatie.
Als je meer wilt weten over hoe wat je kan doen om medewerkers beter te maken lees dan ook eens 5 tips om het gedrag van je medewerkers positief te beïnvloeden.
