Hoe ga je om met het Ja-maar gedrag van jouw medewerker?

Je herkent het misschien wel, die ene collega die bij iedere feedback die hij (of zij) krijgt gelijk in de weerstand schiet, die bijna standaard met een ‘ja maar’ reactie komt.

Na de ‘ja maar’ reactie volgt vaak een uitgebreide uitleg over waarom de feedback die je geeft niet klopt of een verklaring waarom die hij er niks aan kon doen. Beide niet constructief om te komen tot een oplossing en daarmee vaak heel frustrerend voor de mensen om hem heen…

Door het ‘ja maar’ gedrag wordt het heel lastig om die persoon feedback te geven. Als je steeds maar weerstand krijgt, alleen maar ja maar hoort dan is de verleiding groot om dan maar helemaal geen feedback meer te geven. Maar zonder feedback geen ontwikkeling.

Dus we blijven het proberen met als gevolg dat de feedback vaak directer, harder, botter of sarcastischer wordt. Wat geen van allen bijdraagt aan het effectiever maken van je feedback. Maar het is zo menselijk en herkenbaar om in die valkuil te stappen.

Ja maar gedrag doorbreken

Maar hoe kan je dat ‘ja maar gedrag’ dan doorbreken hoor ik je vragen. Om het gedrag te kunnen doorbreken is het eerst van belang om te begrijpen waar het ja-maar gedrag vandaan komt.

De standaard ja-maar reactie, of welke andere vorm van weerstand op feedback dan ook, is een afweermechanisme tegen het effect van de feedback, namelijk een gevoel van pijn. Dat kan bijvoorbeeld de pijn zijn als gevolg van een gevoel van afwijzing, gevoel om niet goed genoeg te zijn, gevoel er niet bij horen of een gevoel van onveiligheid. Allemaal dieper gelegen oorzaken die de weerstand op feedback veroorzaken.

De afweer op de feedback die je krijgt gaat meestal dus niet over de inhoud van de feedback zelf maar over de onderliggende pijn die er geraakt wordt. Terwijl de discussie wel over de inhoud van de feedback gevoerd wordt. Dat is wat de afweer doet, alles om de onderliggende pijn maar niet te hoeven voelen en dus zorgt het voor afleiding of voor het weerleggen van de boodschap.

Je kan je voorstellen, dat als deze bewuste medewerker in de weerstand schiet en de manager of collega nog harder gaat drukken, dus nog directer of harder wordt dat hij of zij alleen maar harder op de zere plek aan het duwen is en de afweer dus alleen maar groter wordt.

Andere manier om in gesprek te gaan

Om deze dynamiek te kunnen doorbreken is het dus van belang om op een andere manier met deze ‘ja maar’ medewerker in gesprek te gaan.

Wanneer je merkt dat een medewerker steeds in de weerstand schiet wanneer hij feedback krijgt dan is het van belang om dit patroon te doorbreken door met de medewerker in gesprek te gaan.

De eerste stap voor jou als manager is dat je begrip hebt voor de weerstand op de feedback. Wanneer je weet dat er oud zeer zit onder de weerstand kan je er met andere ogen en met minder oordeel naar kijken dan wanneer die medewerker het stempel ‘eigenwijs’ opgeplakt krijgt.

De eerste stap bij de medewerker om zijn gedrag te kunnen veranderen is om bewust te worden van het eigen gedrag en de effecten ervan. Deze medewerker moet zich dus bewust worden van het feit dat hij steeds in de weerstand schiet bij feedback, dat hij daarmee zijn eigen ontwikkeling remt en dat dat heel vervelend is voor zijn omgeving. Alleen wanneer hij dat kan ‘aankijken’ kan hij er mee aan de slag.

Ga in gesprek over de afweer zelf, niet over de feedback die je wilde geven. Door die twee uit elkaar te trekken maak je het helder voor de ander. Wees er alert op dat de ander soms de discussie over de feedback zal blijven zoeken, dit is onderdeel van het afweermechanisme. Als hij discussieert over waarom jij het niet goed ziet hoeft hij niet te kijken naar zijn eigen afweer en kan hij deze in stand houden.

Wanneer de medewerker zich bewust is van zijn afweermechanisme kan je het ook gaan hebben over de onderliggende oorzaak. Door de onderliggende oorzaak bespreekbaar te maken kom je op het diepere laag, daar waar de oplossing ligt.

Leer de medewerker wat hij wél kan doen

Soms heeft een medewerker er genoeg aan om te horen dat hij ‘ja maar’ gedrag vertoond en soms is er meer voor nodig om zijn gedrag aan te passen. Wat er nodig is, is afhankelijk van de onderliggende oorzaken. Soms kan je het als leidinggevende bespreken en oplossen en soms is er meer voor nodig zoals de begeleiding van een professionele coach. Let er hierbij heel goed op dat de rol van leidinggevende en coach niet door elkaar gaat lopen.

Leer de medewerker wat hij WEL kan doen als hij feedback krijgt. Wanneer je weet dat de natuurlijke reactie is weerstand te geven kan je afspreken dat je medewerker eerst de gehele feedback aanhoort, er dan minimaal 10 minuten over nadenkt en er dan pas op mag reageren. In die 10 minuten is de eerste emotie namelijk verdwenen en mag de ratio ook weer mee beslissen. Hierdoor wordt het mogelijk om de feedback aan te horen en daarna een gebalanceerde overweging te nemen.

Stippel met de medewerker een traject / stappenplan uit om de weerstand op feedback te doorbreken. Hierbij is het nooit voldoende om dit onderwerp eenmalig te bespreken. Vaak is dit gedrag dat al op jonge leeftijd is aangeleerd en daarmee is het niet zo makkelijk te  veranderen.

Help de medewerker dus regelmatig herinneren als hij weer in het oude patroon van verdedigen valt. Spreek een voor de medewerker zo prettige manier af om dat te doen. Dat kan een handgebaar zijn, een codewoord of het gewoon iedere keer benoemen, net wat de medewerker prettig vindt en wat het meest effectief is.

Lees ook: Een leercultuur creëren? Eerst moet je als manager aan de slag

Leercultuur ontstaat bij het accepteren van feedback

Ga dus altijd in gesprek met de Ja maar collega. Bespreek het gedrag en maak de medewerker bewust van dit gedrag en het nadelige effect en spreek een plan af om dit patroon te doorbreken Met de juiste goede wil en door met elkaar bewust bezig te blijven met het doorbreken van het patroon kom je iedere keer een stapje verder en leert de medewerker anders om te gaan met de feedback. Want alleen wanneer medewerkers feedback kunnen accepteren kan er een leercultuur ontstaan. Succes!

Aan de slag met een leercultuur? Lees dan de serie In 7 stappen naar een leercultuur