Mijn medewerkers functioneren niet!

Een 5 stappenplan voor werkgevers & managers

Soms spreek ik ondernemers die klagen over een van hun medewerkers of erger; een heel team! Ze werken niet snel genoeg, denkt niet mee, boeken geen resultaten, komen afspraken niet na… noem maar op. Al deze situaties hebben 1 ding gemeen; de onmacht en frustratie van de leidinggevende en bedrijfseigenaar. Wat doe je met een medewerker of team dat niet lekker uit de verf komt?

Medewerker ontslaan?

Je kan natuurlijk een zak met geld inzetten en je medewerker ontslaan. Dat is vaak een lastig traject voor beide partijen dat niet altijd even soepel verloopt. Het kost de ondernemer veel negatieve energie, een flinke hap uit het budget en als werkgever wil je de medewerker natuurlijk ook niet beschadigen. De hamvraag is of ontslag wel de beste oplossing is voor zowel het bedrijf als de medewerker.

Slecht functionerende medewerkers, waar doe je als werkgever goed aan?

In de volgende 5 stappen nemen we je mee naar een mogelijke oplossing om hieruit te komen. Speciaal voor managers, bedrijfseigenaren en andere leidinggevenden:

1.Onderzoek omstandigheden

Voor dat je beslissingen neemt is het goed om onderzoek te doen naar de oorzaken waarom iemand minder goed presteert.

Het kan bijvoorbeeld heel goed zijn dat ‘de opdracht’ niet helder is, dat de medewerker onzeker wordt van zijn omgeving, dat de medewerker niet goed is ingewerkt, dat de medewerker niet goed is begeleid, noem maar op.

Daarbij is het goed om te letten op het volgende: De oorzaak van een probleem zit vaak niet in de laag waar hij zichtbaar wordt. Het kan ook zijn dat de medewerker niet goed wordt aangestuurd, dat de medewerker een onmogelijke opdracht heeft gekregen, dat de plek in het organisatiesysteem niet klopt. Allemaal zaken om te onderzoeken voor je de oorzaak (alleen) bij de medewerker neer legt.

2: Ga het ‘echte gesprek’ aan met de medewerker

Als je een beeld hebt van de omstandigheden kan je ook in gesprek gaan met de medewerker. Hoe ervaart deze zijn/haar werk en zijn prestaties zelf? Soms is een medewerker zich niet bewust dat er iets anders van hem gevraagd wordt of is hij niet bij machte om zich aan te passen. Vaak weet een medewerker best wat er aan schort, maar durft hij zich niet uit te spreken. Een medewerker kan zich heel onzeker of onveilig voelen als hij/zij zich hierin kwetsbaar opstelt.

Voer dus het echte gesprek! Ga dus in eerste instantie neutraal het gesprek is, zonder een oordeel te laten merken. Creëer een gevoel van vertrouwen en veiligheid tijdens het gesprek. Dan krijg je het meest mogelijke eerlijke antwoord. Vanuit die verbinding kan je verder praten en soms zelfs al samen tot een passende oplossing komen.

3: Concrete feedback voor je medewerker

Ik hoor vaak managers zeggen; “Dat heb ik al zo vaak gezegd”. Maar wat heb je dan eigenlijk gezegd?  Dat iemand “beter” moet communiceren, “netter” moet werken of “minder” fouten moet maken?

Wat betekent dat dan? Wat moet de medewerker daar dan concreet mee doen?

Alleen door heel concreet te zijn in je feedback en door heel helder het gedrag te benoemen dat je anders wil zien kan er echt iets veranderen.

Voorbeeld door leidinggevende: “Goh, ik merk dat je regelmatig te laat komt op een vergadering. Dit komt op mij over alsof je de vergadering niet belangrijk vindt. Ik vind dat heel vervelend. Graag zou ik willen dat je voortaan 5 minuten voor de afgesproken tijd aanwezig bent zodat we samen en op tijd kunnen starten.”.

Pas als feedback concreet genoeg is, kan de medewerker er daadwerkelijk iets mee. Vraag ook altijd of de medewerker de feedback begrepen heeft en vraag eens wat hij anders gaat doen in toekomst, dan kom je er snel genoeg achter of de ander begrijpt wat je bedoelt. Want alleen dan kan er wat veranderen!

4: Maak samen een haalbaar plan

Als je de feedback besproken hebt en het voor de medewerker helder is wat er van hem/ haar wordt verwacht, kan je samen een ontwikkelplan maken. In dat plan beschrijf je concreet welke stappen genomen moeten gaan worden. Vaak ligt de oorzaak van het probleem niet alleen bij die medewerker! Door samen met de medewerker een haalbaar stappenplan te maken creëer je beleving, draagvlag en verantwoordelijkheidsgevoel. Slim is ook om een ontwikkelplan tijdgebonden te maken; vandaag beginnen we op ‘dit’ punt en over drie maanden staan we ‘daar’. Een heldere stip aan de horizon kan helpen.

Het gewenste resultaat gaat eigenlijk altijd over gedragsverandering. Ook als bijvoorbeeld de verkoopcijfers omhoog moeten dan zal de medewerker ander gedrag moeten vertonen om dat voor elkaar te krijgen. Bijvoorbeeld zijn offertes nabellen of vaker contact hebben met bestaande klanten

Stap 5: Evalueer regelmatig

Wanneer je het samen eens bent over het stappenplan dan is het ook zaak om de voortgang regelmatig te bespreken. Iedere verandering is een proces dat stapje voor stapje doorlopen wordt. Een verandering komt nooit in een keer en ook niet met meerdere stappen tegelijk! Als je als manager een positieve verandering ziet, benoem die dan ook! We weten natuurlijk allemaal dat positieve feedback stimuleert om die verandering door te zetten. Een van de gevaren hierin is dat je als manager de opgebouwde ergernissen richting de medewerker mee laat wegen. Realiseer je dat een medewerker met jouw vooringenomen mening met 2-0 achter staat. Handel dus echt neutraal/eerlijk in haalbare stappen en blijf ook zelf open staan voor de positieve veranderingen.

Door bovenstaande stappen in te zetten kan je als ondernemer heel veel besparen op ontslagvergoedingen. Niet alleen dat, het zijn ook belangrijke stappen naar een duurzame en langdurige samenwerking. Dit bespaart dan weer veel vacaturekosten en tijd.

Afscheid nemen kan altijd nog als bovenstaande stappen niet werken. Dan zijn beide partijen het vaak wel eens dat alles is geprobeerd en dat de huidige plek niet de ideale baan is voor deze medewerker.

Neutraal blijven als werkgever is soms heel moeilijk.

Is het aansturen en managen van je medewerkers niet waarvoor je ooit ondernemer bent geworden? Of ervaar je als manager dat het werkproces of sfeer los zand is geworden? Levert dit frustratie, boosheid of juist gelatenheid op? Dan kan hulp van buiten een aangename oplossing bieden voor een frisse nieuwe start en gemotiveerde medewerkers.

Superwerkgever.nl kan samen met jou als werkgever een plan van aanpak maken. Samen helder in kaart brengen wat er speelt en vervolgens deze issues verbeteren. Graag drink ik een een kop koffie om eens te sparren over de mogelijkheden.

Superwerkgever.nl helpt je graag om o.a. deze processen binnen het bedrijf scherp te krijgen. Tevreden medewerkers maar ook zeker tevreden managers zullen een positieve bijdrage hebben op het resultaat van de organisatie.