Beoordelingsgesprekken? Stop er toch mee!

Ik hoor regelmatig zowel managers als medewerkers klagen dat de functionerings- of beoordelingsgesprekken er weer aan komen. Een hele last voor de manager die moet proberen om voor de deadline 10 tot 20 gesprekken te voeren met zijn medewerkers. Van de HR had hij een formulier gekregen dat hem kan helpen om de beoordelingsgesprekken te voeren. Ik hoorde de manager zuchten: “Ik zal blij zijn als we dat weer gehad hebben”.

Ik hoor ook regelmatig medewerkers van bedrijven die helemaal nooit een beoordeling- of functioneringsgesprek gehad hebben. Sommigen van hen zien de eigen leidinggevende überhaupt bijna nooit en ze vinden het eigenlijk ook wel goed zo. En als ze al beoordelingsgesprekken hebben dan worden ze vaak als ‘veroordelingsgesprekken’ ervaren.

In beide gevallen wordt er, zowel door de leidinggevende als door de medewerkers niet echt positief gekeken naar de jaarlijkse gesprekken. Veel van de gesprekken voelen als ‘moetjes’. Maar als we er zo tegen op zien, waarom stoppen we er dan niet mee?

Saaie gesprekken

Vaak worden de gesprekken als een moetje gezien omdat men het oog op het resultaat verloren is. Men ziet eigenlijk het nut van de gesprekken niet in en dus worden ze op de automatische piloot gevoerd. Het kost voor leidinggevende ook veel tijd om de gesprekken te voeren. Een gemiddelde leidinggevende is 210 uur bezig met alle gesprekken. Daarbij zie ik dat de doelen van de beoordelings- en functioneringsgesprekken door elkaar gehaald worden en dat vaak de functionerings- en beoordelingsgesprekken samengevoegd worden om tijd te besparen. En in de rest van het jaar hebben we het er niet meer over

Hoe maak je de gesprekken dan wel zinnig?

Om ervoor te zorgen dat de gesprekken zinnig zijn is het goed om het doel van de gesprekken te begrijpen:

 “Het doel van de gesprekken is de ontwikkeling van de medewerker en van de onderlinge samenwerking tussen de medewerkers en de leidinggevende”

Het doel van de gesprekken is om het samen over de voortgang en de ontwikkeling van de medewerkers te hebben zodat medewerkers kunnen leren en kunnen groeien. Precies wat ook het doel is van een Superwerkgever.

Wanneer je uitgaat van de ontwikkeling van de medewerker als doel van de gesprekken dan kan je gaan nadenken over hoe je de gesprekscyclus anders in kan delen. Je kunt gaan nadenken over welke nieuwe vormen je zou kunnen introduceren en hoe je doeltreffende gesprekken zou kunnen voeren. Vanuit de visie van Superwerkgever.nl willen we medewerkers laten ontwikkelen en daarbij willen we stimuleren dat medewerkers zelf eigenaarschap nemen voor hun eigen persoonlijke ontwikkeling.

Superwerkgever.nl kan samen met jou een plan maken om er voor te zorgen dat beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken een positievere lading krijgen binnen je bedrijf. Wil je weten hoe? Neem dan gewoon contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek!

Om je vast op gang te helpen hebben we vast een aantal tips voor je:

TIP 1: Stem je gesprekscyclus af op de organisatie

Kijk heel goed naar een passende vorm en de juiste frequentie van de gesprekken.  Hou hierbij het gespreksdoeldoel voor ogen. Vaak zijn de gesprekken tussendoor net zo waardevol als een officieel geplande gesprekken, mits het ontwikkeldoel maar voor ogen gehouden wordt.

TIP 2: Bespreek concrete rollen en verantwoordelijkheden

Voor dat een medewerker kan bepalen waar hij zich kan ontwikkelen om zijn werk beter te kunnen doen is het van belang dat de medewerker weet wat ‘zijn werk’ dan wel is. Daarbij is het dus van belang dat de medewerker scherp heeft wat zijn rollen zijn binnen de organisatie en waar hij voor verantwoordelijk is. Daarnaast is het ook van belang dat je samen concrete doelen afspreekt om aan het eind van een jaar te behalen. Maak de doelen dan ook meetbaar. Druk dit bijvoorbeeld uit in cijfers of percentages.

TIP 3: Onderzoek ook de persoonlijke ontwikkeldoelen

Bij het bepalen van de ontwikkeldoelen is het belangrijk om niet alleen de vakinhoudelijk doelen te onderzoeken. Vaak komt een ontwikkeldoel uit op het volgen van een technische training. Het is echter belangrijk om naast de vakinhoudelijke doelen ook te kijken naar de persoonlijke ontwikkeldoelen van de medewerker. Dit kan gaan over houding en gedrag maar ook over ontwikkelen van bepaalde vaardigheden.

Zorg er wel voor dat je op een neutrale en oordeelvrije manier met elkaar in gesprek gaat zodat je alle onderwerpen kan bespreken met elkaar.

TIP 4: Zorg voor een veilige en open setting

Voor het voeren van effectieve gesprekken is het goed om na te denken over hoe je een veilige setting neer kan zetten voor de medewerkers. Zeker als medewerkers niet gewend zijn om feedback te ontvangen of alleen de oude veroordelingsgesprekken gewend zijn kan je je voorstellen dat de medewerker met een pantser en enigszins nerveus binnen komt.

Door de medewerker tijdig uit te nodigen, door de medewerker duidelijk te maken wat de doelen zijn en hoe het gesprek plaats zal vinden geef je duidelijkheid en kan de medewerker zich beter voorbereiden.

Kijk ook goed naar de ruimte waar je het gesprek voert. Als je achter je eigen bureau blijft zitten dan is de kans op een gelijkwaardig gesprek en openheid niet heel groot. Zoek dus een ontspannen en afgesloten ruimte waar de medewerker zich vrij genoeg voelt om zichzelf te zijn en om eventuele emoties te tonen en bespreekbaar te maken. In een veilige omgeving wordt het voor een medewerker makkelijker om zich kwetsbaar op te stellen en om kritisch naar zichzelf te kijken. Zo komen er ook de echte onzekerheden naar boven en zo kom je dus tot gerichtere persoonlijke ontwikkeldoelen.

TIP 5: Laat medewerkers verantwoording nemen voor de eigen ontwikkeling

Een medewerker kan alleen groeien als hij daar zelf voor open staat. Het is dus belangrijk dat de medewerker zelf wil groeien en zelf verantwoordelijkheid neemt voor zijn eigen ontwikkeling.

Door de medewerker zelf na te laten denken over zijn eigen verbeterpunten groeit het bewustzijn hierover. Binnen het superwerkgever programma laten we medewerkers ook met elkaar in gesprek gaan om zo hun eigen verbeterpunten uit te vragen bij de collega’s en eventueel bij de klanten. Zo krijgen ze uit eerste hand te horen waar ze goed in zijn en waar ze nog aan kunnen werken. Dit vergroot het inzicht bij de medewerkers.

De manager wordt steeds meer procesbegeleider

Door dat de medewerkers steeds meer verantwoordelijk worden voor hun eigen ontwikkeling worden zijn ze ook veel bewuster bezig zijn met hun eigen ontwikkeling. Des te meer medewerkers willen en durven ontwikkelen, des te beter en des te sneller ze kunnen groeien. De leidinggevende wordt in dit proces veel meer procesbegeleider dan dat hij zelf moet gaan sturen op de ontwikkeling. De leidinggevende kijkt op een afstand mee en kan spiegelen en vragen stellen. Zo blijft de verantwoordelijkheid ook bij de medewerker.

Wanneer medewerkers weer ‘leren leren’, weer leren om van elkaar te leren en leren over en weer feedback te geven en te ontvangen wordt het ook steeds normaler om je kwetsbaar op te stellen, om te mogen groeien, om niet overal goed in te hoeven zijn. En dat geeft de vrijheid om niet meer de perfecte medewerker te hoeven uithangen.

Door met en van elkaar te leren ontstaat een leercultuur in de organisatie met medewerkers in ontwikkeling. En dat geeft energie in de organisatie en maakt dat medewerkers veel flexibeler mee kunnen groeien met de veranderingen in de markt.

Superwerkgever.nl weet, tevreden medewerkers zijn een basis voor een succesvol bedrijf. Wil jij ook Superwerkgever worden? Neem dan contact met ons op.