Focus op doelen in plaats van op processen

Twee weken geleden heb ik in de blog gesproken over 5 stappen die je kan zetten voor meer flexibele medewerker die mee kunnen in een veranderende markt. Naar aanleiding van vragen over dit stuk wil ik in deze blog daar graag 1 punt uit pakken en die verder toe lichten. Allemaal om ondernemers/werkgevers te inspireren om een stap te zetten naar onze missie: “Iedere werkgever een superwerkgever”

Van overleven naar echt doelen halen

In de afgelopen jaren heb ik voor een klant regelmatig trainingen mogen verzorgen over ‘effectief werken’. Tijdens de trainingen helpen we medewerkers om effectiever en efficiënter te werken en om beter hun doelen te behalen.

Wat mij opviel is dat veel van de deelnemers voornamelijk reactief werken om alle taken en vragen die op ze af komen af te werken. En wat opviel is dat des te drukker de medewerkers zijn, des te minder zij nog focus hebben op de voor hen gestelde doelen. De overhand komt vaak te liggen op ‘overleven’ en het wegwerken van alle taken, waarbij de vraag; ‘Waarom doe ik dit’ en ‘Waar moet dit toe leiden?’ vaak niet meer gesteld werd.

Door met de deelnemers op zoek te gaan naar hun persoonlijke doelen, op zoek te gaan naar die zaken waar ze op afgerekend worden aan het einde van het jaar ontstaat er inzicht en wordt het mogelijk om prioriteiten te stellen en te bepalen wat wel en niet belangrijk is.

Van taken naar doelen

Deze zelfde beweging kom ik in een iets andere vorm ook in organisatie tegen. Ook op organisatieniveau wordt de focus op de doelen nog wel eens uit het oog verloren. Dan wordt er voornamelijk gewerkt op basis van de input, wat wil de klant, wat moet er allemaal gebeuren. Focus op het niveau van taken in plaats van op het niveau van doelen.

Zo had ik een gesprek met een ondernemer die wilde graag een ontwikkeltraject voor zijn medewerkers. Hij had al helemaal uitgedacht hoe hij het traject wilde, had al een startdatum bepaald en wilde die ook al met de deelnemers communiceren over waar de training over ging en wat er in de training behandeld zou worden.

Toen ik vroeg naar wat hij wilde bereiken met de training kwamen er voornamelijk vage/ abstracte doelen naar voren die nooit haalbaar zijn. Of eigenlijk altijd haalbaar zijn omdat ze toch niet meetbaar zijn. Dus de ondernemer had de kaders al bepaald, had al bedacht wat hij behandeld wilde hebben in de training maar had de doelen min of meer over geslagen.

Uit de jaren training geven over Time management zijn me twee dingen altijd bij gebleven die ik steeds weer tegen kom: Als je iets wilt bereiken zijn altijd twee factoren heel belangrijk:

• Een concreet doel
• De eerste stap

1. Een concreet doel

Een concreet doel ligt altijd in de toekomst en geeft richting in waar je naar toe wilt. En dat werkt op alle niveaus. Voordat je bijvoorbeeld gaat koken bedenk je ook eerst wat je wilt eten. Daarbij denk je na over wie er komen eten, wat de gelegenheid is en of je je wilt uitsloven of niet. Je creëert een beeld wie er straks aan tafel zitten en wat zij te eten krijgen. Je maakt een visueel beeld, een toekomstplaatje van waar je naar toe wilt werken en dat geldt eigenlijk voor ieder project of bedrijf.

Met je bedrijf is namelijk ook zo, des te beter je het toekomstplaatje helder hebt des te beter dat je daar naar toe kan werken. Door na te denken over waar je bedrijf staat na een bepaalde periode, op de korte en de lange termijn, door te weten wat je wilt nastreven met je bedrijf krijg je een helder beeld van de richting waarin je wilt gaan werken. Wil je groeien, en zo ja hoeveel dan? Of wil je liever je omzet en winst vergroten met het zelfde aantal medewerkers?

Door je doelen zo helder mogelijk te hebben en deze te delen met de medewerkers werk je gezamenlijk aan dezelfde doelen en is de kans groter dat ze ook gaat bereiken.

2. De eerste stap

‘Een doel zonder actie blijft een droom’. Dat betekent dat je om doelen te bereiken je ook altijd een actie zal moeten ondernemen. Het liefst een actie die bijdraagt aan het behalen van je doelen. Hoe klein de eerste stap ook, het is een stap in de goede richting. De eerste stap is altijd de lastigste, als die eenmaal gezet is dan volgt de rest vaak vanzelf. Het kost de meeste moeite een trein in beweging te krijgen terwijl als hij eenmaal rolt gaat het makkelijker.

Denk dus in je plannen na over de eerste stap. Wat is de eerste actie die je moet doen om dichter bij je doel te komen. En natuurlijk kan je nadenken over de stappen erna, maar de eerste blijft het belangrijkste. Ik ken ook mensen die zo bezig zijn om alle stappen in kaart te brengen dat ze de eerste stap nooit nemen. En dus blijft het bij doelen en bij plannen maar blijft actie uit. Ook daarom, iedere reis begint met de eerste stap!

Medewerkers zelfs keuzes laten maken

Wanneer je als bedrijf duidelijke doelen hebt gesteld met elkaar, wanneer medewerkers samen werken aan een gezamenlijk doel, wanneer medewerkers weten wat jullie willen bijdragen en/of oplossen dan ontstaat ook de mogelijkheid om medewerkers zelf de juiste keuzes te laten nemen.

Als medewerkers bijvoorbeeld weten dat jullie willen groeien als organisatie zullen ze anders om gaan met een open sollicitatie die in de mail binnen komt. Wanneer medewerkers weten dat jullie op termijn gaan verhuizen naar een nieuwe locatie kunnen ze meedenken over waar een nieuwe locatie aan moet voldoen. Wanneer medewerkers weten dat jullie naar meerdere vestigingen willen groeien dan kunnen ze ook nadenken over wat ze doen en hoe ze het doen om zo een en ander schaalbaar te maken.

Laat procedures los

Door te weten waar je aan werkt met elkaar, door te weten waar je naar toe wilt met je bedrijf, kunnen mensen zelf gaan nadenken in plaats van dat je alles in vaste procedures moet gaan gieten. Met processen kan je alles vast timmeren. Dat maakt dat mensen precies doen wat je van ze vraagt, zoals aan de lopende band bij een fabriek.

Wanneer je echter alles in procedures gaat vast timmeren dan gaan medewerkers die procedures volgen en verliezen daarmee vaak het doel uit ogen, het waarom achter de procedures. Wanneer medewerkers alleen nog maar op de procedures focussen dan ontstaat de neiging om op te houden met zelf nadenken en zich achter de procedures te verschuilen.

Op het moment dat er iets mis loopt in de organisatie heb je twee keuzes: Neem je de bestaande procedures onder de loep en scherp je die nog verder aan, of ga je met de medewerkers in gesprek, koppel je de ‘fout’ aan het bereiken van de doelen en laat je medewerkers mee denken of hoe het beter kan?

Met andere woorden, bel jij om tien over negen of om vijf voor negen als je kinderen om negen uur binnen moeten zijn? Deze metafoor kan je terug lezen in de blog over controle

Maar ik hoor je denken, “Er is toch niks mis met procedures opstellen?”, en dat klopt.  Het is echter belangrijk om de juiste volgorde aan te houden.

1. Resultaat: Wat wil je bereiken?
2. Kader: Hoe wil je dat bereiken, onder welke condities
3. Inhoud: welke stappen ga je concreet nemen?

Door altijd het resultaat in het oog te houden voor je naar het kader en de inhoud gaat kijken zorg je er voor dat je je bedrijf niet in beton giet maar dat je als bedrijf flexibel blijft en zorg je er voor dat medewerkers de ruimte houden om zelf na te blijven denken om zo gezamenlijk de doelen na te streven. Hierdoor krijgen medewerkers ook meer vrijheid van handelen en vergoot je het werkplezier, op weg naar het worden van een Superwerkgever.

Wil je meer weten over jij een superwerkgever kan worden, lees dan ook de blogserie over hoe je een leercultuur kunt creëren in jouw organisatie.