Onderstroom ligt op de loer!

Ken je dat gevoel dat je als bedrijf met de stroom mee vaart? Dat alles lijkt te lukken binnen een gestroomlijnd harmonieuze omgeving? Hier en daar stuur je iets bij maar alles lijkt de juiste kant op te gaan? En ken je dan ook het gevoel dat de vooruitgang dan toch stagneert? Alles lijkt te kloppen en toch blijven de resultaten achter?

Met andere woorden, je roeit als een malle met de stroom mee, maar je komt niet vooruit…dan heeft je bedrijf wellicht te maken met onderstroom!

Superwerkgever.nl werkt op dagelijkse basis binnen bedrijven die te maken hebben met onderstroom. Als coach en adviseur merken we dat onderstroom een onderschat begrip is binnen veel organisaties. Het wordt vaak afgedaan met; ‘dat gedoe’. Toch is onderstroom van wezenlijk gevaar en daarom geven we je graag een aantal handige tips!

Wat is onderstroom?
Soms spelen er zaken in je organisatie waar je niet direct zicht op hebt maar die wel van invloed zijn. Deze zaken kunnen dan een negatieve invloed hebben op de bedrijfsvoering. Het is niet zichtbaar maar het is er wel. Daarom noemen we het ook wel ‘onderstroom’. Onderstroom kan je niet pakken of direct duiden. Onderstroom zijn bijvoorbeeld ook die dingen die niet hardop uitgesproken worden.

Om onderstroom aan te pakken is het allereerst belangrijk dat je goed begrijpt hoe je het kan herkennen. Ik probeer dit zo helder mogelijk met je te delen:

Bovenstroom en onderstroom

Bovenstroom zijn de meer cijfermatige factoren, de doelen, de KPI’s, het beleid, het gedrag en de vaardigheden. Dit zijn over het algemeen de concrete en zichtbare invloeden.

In de onderstroom zitten de meer abstracte factoren zoals motivatie, drijfveren, cultuur, veiligheid, macht en onmacht, de onuitgesproken zaken, de weerstand en noem maar op.

Een paar voorbeelden van onderstroom zijn:

• Medewerkers zijn die roddelen over elkaar
• Medewerkers met vaste patronen, “zo doen we dat nou eenmaal”
• Een manager die zijn/haar rol niet pakt
• Medewerkers die ja zeggen en nee doen
• Informeel leiderschap
• Angst voor gevolgen bij falen
• Ongemerkt pestgedrag
• Een afdeling die enorm onder druk staat terwijl een andere afdeling alle tijd lijkt te hebben.
• enz

Het stille gevaar voor je bedrijf

In het algemeen komen binnen bedrijven de problemen die spelen binnen die organisatie voor 90% voort uit de onderstroom en voor 10% uit de bovenstroom. Dat geeft te denken natuurlijk.

Managers besteden 80% van de tijd in de bovenstroom. Dat betekent dat bovenstroom veel makkelijker zichtbaar en meetbaar is. Heel begrijpelijk ook, want dat is waar veel managers op worden gestuurd.

Dit betekent echter ook dat onderstroom een beetje het risico loopt om onder het tapijt geveegd te worden.

Hoe maak je onderstroom zichtbaar?

Twee dingen zijn het allerbelangrijkste om de onderstroom zichtbaar te maken; Dialoog en reflectie! Door de dialoog aan te gaan met jouw medewerkers kom je veel te weten over wat er leeft bij die medewerkers. Om inzicht te krijgen in wat er niet goed gaat is reflectie een voorwaarde. Wanneer je niet reflecteert en eventuele onzekerheden en of kritiek niet serieus neemt dan druk je ze juist in de onderstroom. Je ziet het niet maar het is er wel degelijk.

5 handige tips om onderstroom te ondervangen:

1) Focus op de Onderstroom: Om signalen uit de onderstroom te zien is het allereerst belangrijk om de onderstroom in jouw bedrijf te onderkennen. Pas als jij je bewust bent van het feit dat er een onderstroom bestaat kan je ook anders gaan kijken en luisteren naar signalen uit die onderstroom.

2) Zorg voor veiligheid: De belangrijkste voorwaarde om onderstroom zichtbaar te maken is te zorgen voor een veilige sfeer waarin problemen besproken kunnen worden. Stel vragen tijdens overleggen, ga 1 op 1 met mensen in gesprek of laat die gesprekken door een externe coach doen als je denkt dat de onveiligheid te groot is om antwoorden te krijgen. Ga vertrouwelijk om met de informatie die je krijgt, stel jezelf ook kwetsbaar op en informeer de medewerkers over de voortgang van de problemen en oplossingen die naar boven komen.

Het is vaak de onveiligheid die ervoor zorgt dat medewerkers zaken niet durven te bespreken waardoor ze in de onderstroom terecht komen.

3) Wees alert op signalen/emoties: Vaak worden er signalen gegeven over die zaken die in de onderstroom spelen. Bijvoorbeeld in een tussenzin, door een ‘grapje’, een sneer of een zucht tijdens een vergadering of door een klacht die meer of minder expliciet uitgesproken wordt. Luister goed naar wat er gezegd wordt en vooral ook naar wat er juist niet gezegd wordt.

Vaak worden de zaken uit de onderstroom niet heel openlijk besproken maar kan je signalen horen door goed te luisteren naar de emoties waarmee dingen besproken worden. De emoties geven de diepere lagen weer, de emoties waarmee iets gezegd wordt zeggen vaak meer dan de bedachte woorden die uitgesproken worden.

4) Patronen herkennen: In veel organisaties heersen ingesleten patronen. De standaard manieren die zijn aangeleerd en ingesleten en die ook steeds weer worden doorgeven aan nieuwe medewerkers. Vaak hoor je dan opmerkingen als ‘zo doen we dat al jaren’ of ‘dat hebben we zo vaak geprobeerd’. Ga onderzoeken waarom jullie de dingen doen zoals jullie ze doen. Waar komt het gedrag of de gewoonte vandaan, wat is de achterliggende reden geweest om die keuze zo te maken.

5) Ga onderzoeken: Ga proactief in gesprek met je medewerkers om te onderzoeken wat er leeft en heb daarbij oog voor de onderstroom. Vraag hoe het gaat, waar ze tegen aanlopen, wat er speelt, hoe het werk makkelijker kan en luister goed naar de signalen, naar de emoties en naar wat er NIET gezegd wordt. Herhaal deze gesprekken regelmatig, de eerste keer komt misschien niet gelijk van alles naar boven, maar ook hier geldt de kracht van de herhaling.

Vreemde ogen…de externe coach of adviseur!

Hoe je ook je best doet als bedrijf eigenaar of manager om onderstroom beet te pakken en op te lossen, de kans dat dit mislukt is ook aanwezig. Als manager doe je er natuurlijk alles aan om de sfeer zo veilig mogelijk te maken, je voelt aan alles dat medewerkers zich toch niet uitspreken. In dat geval is de externe coach of adviseur een belangrijke factor! Iemand van buitenaf is neutraal, luistert en gaat naast de medewerkers staan. Dit versterkt het gevoel van veiligheid voor medewerkers. Ze laten dan eerder het achterste van de tong zien.

Superwerkgever.nl ondersteunt

Als adviseur en coach kunnen we een 0-meting doen in jouw organisatie om de onderstroom zichtbaar te maken. Er zijn diverse interventies en oefeningen mogelijk om meer inzicht te krijgen door bijvoorbeeld individuele interviews, organisatie-opstellingen en/of meekijken binnen de organisatie.

Wil je meer weten over de onderstroom in jouw bedrijf, neem dan vrijblijvend contact op.

Slecht functionerende medewerkers, waar doe je als werkgever goed aan?

In de volgende 5 stappen nemen we je mee naar een mogelijke oplossing om hieruit te komen. Speciaal voor managers, bedrijfseigenaren en andere leidinggevenden:

1.Onderzoek omstandigheden

Voor dat je beslissingen neemt is het goed om onderzoek te doen naar de oorzaken waarom iemand minder goed presteert.

Het kan bijvoorbeeld heel goed zijn dat ‘de opdracht’ niet helder is, dat de medewerker onzeker wordt van zijn omgeving, dat de medewerker niet goed is ingewerkt, dat de medewerker niet goed is begeleid, noem maar op.

Daarbij is het goed om te letten op het volgende: De oorzaak van een probleem zit vaak niet in de laag waar hij zichtbaar wordt. Het kan ook zijn dat de medewerker niet goed wordt aangestuurd, dat de medewerker een onmogelijke opdracht heeft gekregen, dat de plek in het organisatiesysteem niet klopt. Allemaal zaken om te onderzoeken voor je de oorzaak (alleen) bij de medewerker neer legt.

2: Ga het ‘echte gesprek’ aan met de medewerker

Als je een beeld hebt van de omstandigheden kan je ook in gesprek gaan met de medewerker. Hoe ervaart deze zijn/haar werk en zijn prestaties zelf? Soms is een medewerker zich niet bewust dat er iets anders van hem gevraagd wordt of is hij niet bij machte om zich aan te passen. Vaak weet een medewerker best wat er aan schort, maar durft hij zich niet uit te spreken. Een medewerker kan zich heel onzeker of onveilig voelen als hij/zij zich hierin kwetsbaar opstelt.

Voer dus het echte gesprek! Ga dus in eerste instantie neutraal het gesprek is, zonder een oordeel te laten merken. Creëer een gevoel van vertrouwen en veiligheid tijdens het gesprek. Dan krijg je het meest mogelijke eerlijke antwoord. Vanuit die verbinding kan je verder praten en soms zelfs al samen tot een passende oplossing komen.

3: Concrete feedback voor je medewerker

Ik hoor vaak managers zeggen; “Dat heb ik al zo vaak gezegd”. Maar wat heb je dan eigenlijk gezegd?  Dat iemand “beter” moet communiceren, “netter” moet werken of “minder” fouten moet maken?

Wat betekent dat dan? Wat moet de medewerker daar dan concreet mee doen?

Alleen door heel concreet te zijn in je feedback en door heel helder het gedrag te benoemen dat je anders wil zien kan er echt iets veranderen.

Voorbeeld door leidinggevende: “Goh, ik merk dat je regelmatig te laat komt op een vergadering. Dit komt op mij over alsof je de vergadering niet belangrijk vindt. Ik vind dat heel vervelend. Graag zou ik willen dat je voortaan 5 minuten voor de afgesproken tijd aanwezig bent zodat we samen en op tijd kunnen starten.”.

Pas als feedback concreet genoeg is, kan de medewerker er daadwerkelijk iets mee. Vraag ook altijd of de medewerker de feedback begrepen heeft en vraag eens wat hij anders gaat doen in toekomst, dan kom je er snel genoeg achter of de ander begrijpt wat je bedoelt. Want alleen dan kan er wat veranderen!

4: Maak samen een haalbaar plan

Als je de feedback besproken hebt en het voor de medewerker helder is wat er van hem/ haar wordt verwacht, kan je samen een ontwikkelplan maken. In dat plan beschrijf je concreet welke stappen genomen moeten gaan worden. Vaak ligt de oorzaak van het probleem niet alleen bij die medewerker! Door samen met de medewerker een haalbaar stappenplan te maken creëer je beleving, draagvlag en verantwoordelijkheidsgevoel. Slim is ook om een ontwikkelplan tijdgebonden te maken; vandaag beginnen we op ‘dit’ punt en over drie maanden staan we ‘daar’. Een heldere stip aan de horizon kan helpen.

Het gewenste resultaat gaat eigenlijk altijd over gedragsverandering. Ook als bijvoorbeeld de verkoopcijfers omhoog moeten dan zal de medewerker ander gedrag moeten vertonen om dat voor elkaar te krijgen. Bijvoorbeeld zijn offertes nabellen of vaker contact hebben met bestaande klanten

Stap 5: Evalueer regelmatig

Wanneer je het samen eens bent over het stappenplan dan is het ook zaak om de voortgang regelmatig te bespreken. Iedere verandering is een proces dat stapje voor stapje doorlopen wordt. Een verandering komt nooit in een keer en ook niet met meerdere stappen tegelijk! Als je als manager een positieve verandering ziet, benoem die dan ook! We weten natuurlijk allemaal dat positieve feedback stimuleert om die verandering door te zetten. Een van de gevaren hierin is dat je als manager de opgebouwde ergernissen richting de medewerker mee laat wegen. Realiseer je dat een medewerker met jouw vooringenomen mening met 2-0 achter staat. Handel dus echt neutraal/eerlijk in haalbare stappen en blijf ook zelf open staan voor de positieve veranderingen.

Door bovenstaande stappen in te zetten kan je als ondernemer heel veel besparen op ontslagvergoedingen. Niet alleen dat, het zijn ook belangrijke stappen naar een duurzame en langdurige samenwerking. Dit bespaart dan weer veel vacaturekosten en tijd.

Afscheid nemen kan altijd nog als bovenstaande stappen niet werken. Dan zijn beide partijen het vaak wel eens dat alles is geprobeerd en dat de huidige plek niet de ideale baan is voor deze medewerker.

Neutraal blijven als werkgever is soms heel moeilijk.

Is het aansturen en managen van je medewerkers niet waarvoor je ooit ondernemer bent geworden? Of ervaar je als manager dat het werkproces of sfeer los zand is geworden? Levert dit frustratie, boosheid of juist gelatenheid op? Dan kan hulp van buiten een aangename oplossing bieden voor een frisse nieuwe start en gemotiveerde medewerkers.

Superwerkgever.nl kan samen met jou als werkgever een plan van aanpak maken. Samen helder in kaart brengen wat er speelt en vervolgens deze issues verbeteren. Graag drink ik een een kop koffie om eens te sparren over de mogelijkheden.

Superwerkgever.nl helpt je graag om o.a. deze processen binnen het bedrijf scherp te krijgen. Tevreden medewerkers maar ook zeker tevreden managers zullen een positieve bijdrage hebben op het resultaat van de organisatie.