Een 5 stappenplan

Soms spreek ik ondernemers die klagen over een van hun medewerkers. Hij of zij werkt niet snel genoeg, denkt niet mee, doet niet wat hij moet doen, komt zijn afspraken niet na… noem maar op, allemaal verschillende redenen waarom iemand minder goed functioneert. Ze hebben echter allemaal 1 ding gemeen, de onmacht van de werkgever/ondernemer. Wat doe je met een medewerker die niet lekker uit de verf komt?

Je kan natuurlijk een zak met geld inzetten om de medewerker er uit te krijgen. Dat is vaak een lastig traject dat niet altijd even soepel verloopt. De ondernemer heeft daar niet altijd zin in, heeft het budget er niet voor of wil de medewerker niet beschadigen. De hamvraag is ook of dit wel de beste oplossing is voor zowel het bedrijf als de medewerker.

Maar wat kan je wel doen in zo’n situatie?

Stap 1: Onderzoek de omstandigheden

Voor dat je beslissingen neemt is het goed om onderzoek te doen naar de oorzaken waarom iemand minder goed presteert.

Het kan bijvoorbeeld heel goed zijn dat ‘de opdracht’ niet helder is, dat de medewerker onzeker wordt van zijn omgeving, dat de medewerker niet goed is ingewerkt, dat de medewerker niet goed is begeleid, noem maar op.

Daarbij is het goed om te letten op het volgende: De oorzaak van een probleem zit vaak niet in de laag waar hij zichtbaar wordt. Het kan ook zijn dat de medewerker niet goed wordt aangestuurd, dat de medewerker een onmogelijke opdracht heeft gekregen, dat de plek in het organisatiesysteem niet klopt. Allemaal zaken om te onderzoeken voor je de oorzaak (alleen) bij de medewerker neer legt.

Stap 2: Ga het ‘echte gesprek’ aan met de medewerker

Als je een beeld hebt van de omstandigheden kan je ook in gesprek gaan met de medewerker over hoe hij zijn werk en zijn prestaties ervaart. Soms is de medewerker zich niet bewust dat er iets anders van hem gevraagd wordt of is hij niet bij machte om zich aan te passen. Vaak weet een medewerker best wat er aan schort, maar durft hij zich niet uit te spreken. Uit onzekerheid of omdat hij zich niet voldoende veilig voelt.

Voer dus het echte gesprek! Ga dus in eerste instantie neutraal het gesprek is, zonder een oordeel te laten merken. Dan krijg je het meest mogelijke eerlijke antwoord. En vanuit die verbinding kan je verder praten.

Stap 3: Wees concreet in je feedback

Ik hoor vaak managers zeggen; “Dat heb ik al zo vaak gezegd”. Maar wat heb je dan eigenlijk gezegd?  Dat iemand beter moet communiceren, netter moet werken of minder fouten moet maken?

Wat betekent dat dan? Wat moet de medewerker daar dan uithalen?

Alleen door heel concreet te zijn in je feedback, door concreet het gedrag te benoemen dat je anders wilt, het gedrag zoals het nu is en het gedrag zoals je het zou willen, alleen dan kan er wat veranderen. Pas als feedback concreet genoeg is, kan de medewerker ook echt wat met jouw feedback. Vraag ook altijd of de medewerker de feedback begrepen heeft en vraag eens wat hij anders gaat doen in toekomst, dan kom je er snel genoeg achter of de ander begrijpt wat je bedoelt. Want alleen dan kan er wat veranderen!

Stap 4: Maak samen een ontwikkelplan

Als je de feedback besproken hebt en het voor de medewerker helder is, kan je samen een ontwikkelplan maken. In dat plan kan je concreet beschrijven welke stappen genomen moeten gaan worden. Stappen voor zowel de medewerker, zijn manager als voor de omgeving. Vaak ligt de oorzaak niet alleen bij die medewerker! Door samen een stappenplan te maken waar de medewerker zich in kan vinden kan je ook samen de stappen zetten om het gewenste resultaat te behalen.

Het gewenste resultaat gaat eigenlijk altijd over gedragsverandering. Ook als bijvoorbeeld de verkoopcijfers omhoog moeten dan zal de medewerker ander gedrag moeten vertonen om dat voor elkaar te krijgen. Bijvoorbeeld zijn offertes nabellen of vaker contact hebben met bestaande klanten

Stap 5: Evalueer regelmatig

Wanneer je het samen eens bent over het stappenplan dan is het ook zaak om de voortgang regelmatig te bespreken. Iedere verandering is een proces dat stapje voor stapje doorlopen wordt. Een verandering komt dus nooit in een keer en gebeurd niet met meerdere stappen tegelijk! Als je als manager een positieve verandering ziet, benoem die dan ook, dat stimuleert om die verandering door te zetten. Kijk dus niet (alleen) naar wat er nog niet is, maar kijk heel goed naar de stappen die wel gezet worden en bevestig die. Zo kan de medewerker groeien en hopelijk wordt hij met de nodige aandacht ooit je beste medewerker.

In de praktijk kom ik veel medewerkers tegen die niet het beste uit zichzelf halen en die daar ook niet toe uitgedaagd worden. Door bovenstaande stappen in te zetten kan je als ondernemer heel veel besparen op ontslagvergoedingen.

Pas als deze stappen niet werken, kan je altijd nog afscheid nemen. Dan zijn beide partijen het vaak wel eens dat alles is geprobeerd en dat de huidige plek niet de ideale baan is voor deze medewerker.

Ik geloof erin dat iedereen zijn kwaliteiten heeft en dat iedereen een bijdrage wil leveren, dus voor iedereen is een geschikte werkplek te vinden. Door samen met de medewerker naar een passende oplossing te kijken kan op de best mogelijk manier afscheid nemen.

Wil je meer inspiratie, lees dan ook eens de andere blogs op: https://superwerkgever.nl/blog/