Van functies naar rollen: de 4 voordelen van een ‘kikkerdril structuur’
Managers denken graag in plaatjes. In veel organisaties worden daarom de verschillende functies binnen het bedrijf weergegeven in een organogram. Het klassieke organogram gaat uit van een hiërarchie en deze wordt van boven naar beneden weergegeven waarbij alle functies en afdelingen schematisch worden weergegeven.
Het nadeel van een statische organisatie
In de afgelopen blog ‘van verandertraject naar leertraject’ heb ik reeds beschreven dat dergelijke organogrammen een statische organisatie weergeven. Alle functies zijn weergegeven, de rapportagelijnen zijn helder weergeven en de hiërarchische structuur is ook helder. Daaronder liggen helder omschreven functies met, afhankelijk van de organisatie strakke functieprofielen, benodigde competenties, taken, verantwoordelijkheden etc. Het nadeel is echter dat de organisatie daarmee een statisch geheel wordt.
Als alternatief op het klassieke organogram heb ik in bovengenoemde blog de term “kikkerdril structuur” gebruikt en daar kwamen wat vragen over binnen over hoe een kikkerdril structuur er dan uit ziet.
De lerende organisatie heeft een kikkerdril-structuur
De kikkerdril structuur is een structuur die uitgaat van rollen in plaats van functies. Dat betekent dat een medewerker niet één vastomlijnde functie heeft, zoals boekhouder, verkoper binnendienst, monteur, maar dat hij diverse rollen kan vervullen binnen het bedrijf.
Door te werken in rollen ziet de organisatie er dus minder strak omlijnt uit. De focus ligt veel meer op de flexibiliteit en het leren van elkaar in verschillende rollen en die is lastiger te vangen in een organogram. Kijk ernaar als een ‘kikkerdril-structuur’ waarin de rollen steeds kunnen veranderen. Daarnaast kunnen er ook tijdelijke rollen in werkgroepen of projectgroepen ontstaan om een bepaalde opdracht uit te voeren.
De scheiding tussen afdelingen is dus veel minder scherp dan die in de oude structuren zijn. Ze zijn rekbaar, schaalbaar, aanpasbaar. Wij zouden de structuur van een Superwerkgever dan ook liever tekenen zoals rechts weergegeven (lerende organisatie). Een ‘kikkerdril’ structuur die makkelijk veranderd, waar de strakke hiërarchie plaats maakt voor meer zelfsturing en resultaat verantwoordelijke medewerkers en teams.
Loskomen van functies: Een voorbeeld
Laten we Ronald als voorbeeld nemen: Ronald is heel goed in het gedetailleerd uitwerken van offertes (sales). Ronald is ook heel goed in het bedenken van technische oplossingen wanneer een product niet werkt (service) en Ronald is ook heel goed in het schrijven van een producthandleidingen (R&D).
Dat zijn allemaal taken die normaal bij drie verschillende functies belegd zijn op verschillende afdelingen. Door echter los te denken van de vaste functie- omschrijvingen kan Ronald met zijn kennis en ervaring een positieve rol hebben in 3 verschillende afdelingen.
Rollen kunnen bestaan uit terugkomende taken, uit projecten of uit tijdelijke opdrachten die zich aandienen binnen een organisatie. Dat kan gaan over een uitbreiding, verbetering, verhuizing, procesoptimalisatie etc. Allemaal projecten die ook als rol belegt kunnen worden bij verschillende medewerkers.
De 4 voordelen van het werken in rollen
Voorwaarde voor het werken in rollen is dat de betreffende medewerkers leren om verantwoordelijkheid te nemen voor de rollen die ze aanvaarden. Door als management te sturen op resultaat in plaats van op inzet zorg je er voor dat de medewerker precies weet wat er van zijn diverse rollen verwacht wordt.
Het werken in rollen heeft een aantal voordelen:
1) De medewerkers kunnen doen waar zij goed in zijn:
Door meer in rollen te denken dan in vaste functie omschrijvingen, kunnen medewerkers die rollen vervullen die het beste bij hun passen. Het zijn die rollen waar zij de beste kwaliteiten voor hebben. Terwijl zij, wanneer zij in een vaste functie zouden zitten ook de dingen moeten doen waar zij minder goed in zijn.
2) De medewerkers kunnen schuiven met hun rollen
Door te denken in rollen wordt het ook mogelijk om te schuiven met de rollen in een organisatie. Hierdoor wordt het mogelijk om de rollen steeds weer te laten aansluiten op het niveau en de behoefte van de medewerker (en de organisatie).
3) Medewerkers blijven uitgedaagd
Door het schuiven met rollen tussen medewerkers kan je er voor zorgen dat medewerkers regelmatig een nieuwe rol en daarmee nieuwe uitdagingen krijgen. Wanneer een medewerker een nieuwe rol krijgt, krijgt hij ook weer een nieuwe uitdaging en zo kan hij of zij zich blijven ontwikkelen. Hiermee voorkom je dat medewerkers jaren lang de zelfde functie doen en op routine gaan werken (lees ook de blog over de Bibo medewerker).
4) De medewerker kan zich breder ontwikkelen:
Door te schuiven met rollen kan een medewerker zich in de breedte ontwikkelen. Door verschillende rollen te vervullen in de organisatie krijgt hij een breder inzicht in de gehele keten en in de gehele organisatie en blijft de medewerker flexibeler en in ontwikkeling.
Werken in rollen zorgt voor flexibiliteit
Door te werken in rollen zorgt dat er voor dat medewerkers steeds blijven leren in een lerende organisatie. Daarmee kunnen ze flexibel omgaan met een veranderende situatie. Daardoor is het ook geen probleem als er een verandering optreedt. Wanneer medewerkers leren om met elkaar te overleggen en samen te werken is het ook geen probleem om met een paar collega’s samen een probleem (=uitdaging) aan te pakken.
Hierdoor ontstaat er meer eigenaarschap bij de medewerkers en daarmee meer ruimte voor de ondernemer om aan zijn bedrijf te werken in plaats van in zijn bedrijf.
Aan de slag met een leercultuur
Het werken in rollen is een belangrijk onderdeel van de lerende organisatie (en daarmee het zijn van een Superwerkgever). Voor een Superwerkgever is het belangrijk om een leercultuur te creëren. Hoe je dit doet lees je in de blogserie In 7 stappen naar een leercultuur.
