Hoe jij de winst in jouw bedrijf kan optimaliseren

Iedere ondernemer is bezig om zijn bedrijf winstgevend te maken. De mate van winstgevendheid wordt onder meer bepaald door het verschil in de kosten en de baten. Dat betekent dat zowel de kostenkant en de inkomstenkant van invloed zijn op de winstmarge.  De grote vraag is echter, heb je voldoende inzicht in de cijfers en in hoe jij de winst kan optimaliseren?

In oktober jl. heeft Texton Armstrong hun nieuwe ‘Winstlekkage onderzoek 2020’ gepubliceerd met daarin het onderzoek dat ze gedaan hebben binnen 750 bedrijven in het MKB naar de oorzaken van Winstlekkage. In deze blog wil ik graag een aantal opvallende zaken uit het onderzoek met jullie delen.

Gemiddeld 9% van de omzet lekt weg!

In het rapport wordt de winstlekkage in het MKB onderzocht. Binnen dit onderzoek wordt winstlekkage gedefinieerd als winst uit bestaande bedrijfsactiviteiten die nu weglekt uit de onderneming. Oftewel extra winst die een bedrijf kan halen met een optimale bedrijfsvoering.

Als je het rapport leest dan is de eerste conclusie dat bij 9 van de 10 MKB bedrijven geld weglekt en dat de gemiddelde winstlekkage binnen het MKB ongeveer 9 procent is. Dat betekent dat een onderneming voor iedere 100.000 euro omzet 9.000 euro minder op de bank over houden.

Daar waar veel bedrijven blij zijn met een rendement tussen de 5 en 10% betekent dit dus dat je de winst van het bedrijf zou kunnen verdubbelen door de juiste aanpassingen te doen in jouw onderneming.

Aandachtgebieden

Het onderzoek richt zich in totaal op 7 aandachtsgebieden die als oorzaak voor winstlekkage beschreven worden. Omdat Superwerkgever.nl zich voornamelijk richt op personeelsontwikkeling en het ontwikkelen van een leercultuur in organisaties zal ik op een drietal aandachtsgebieden dieper ingaan, namelijk Productiviteit, Bezetting en Marketing & Sales.”

Productiviteit

Wanneer we praten over productiviteit dan hebben we het over een haperende aansturing van de medewerkers en de processen wat leidt tot productiviteitsverlies. Dat kan leiden tot:

1. Medewerkers die geen heldere doelen hebben
2. Medewerkers die hun rol niet pakken
3. Medewerkers die geen uitdaging hebben
4. Medewerkers die geen fouten durven maken
5. Medewerkers die vast zitten in hun patronen

1. Medewerkers die geen heldere doelen hebben

Wanneer een medewerker geen heldere doelen heeft dan wordt het ook lastig om er naar toe te werken. Heldere doelen geven richting en geven houvast in het bepalen van de prioriteiten. Wanneer er geen heldere doelen worden afgesproken dan lijkt alles belangrijk omdat je niet meer kan toetsen of een bepaalde taak bijdraagt aan je doelen. Spreek dus concrete haalbare doelen af met de medewerkers. Wees duidelijk in de taken, verantwoordelijkheden en het bijbehorende mandaat per medewerker zodat deze optimaal kan functioneren.

2. Medewerkers die hun rol niet pakken

Hierbij praten we over medewerkers die hun verantwoordelijkheid niet nemen of zich juist met alles willen bemoeien. Wanneer een medewerker heel druk bezig is met andere zaken dan zijn eigen verantwoordelijkheden merk je dat er onrust ontstaat. Die medewerker verslapt de focus op zijn eigen werk terwijl degene waar hij zich mee bemoeid ook onrust krijgt.

Vaak gebeurt het ‘zich overal mee bemoeien’ wel vanuit een goede intentie, bijvoorbeeld omdat hij denkt dat er anders problemen ontstaan. Wanneer die persoon echter steeds alle problemen probeert op te lossen dan worden ze ook niet zichtbaar en blijven ze bestaan.

Het is dus voor de manager belangrijk om te rollen duidelijk te verdelen en in gesprek te gaan wanneer ze hier van afwijken. Let als manager ook op de informele rollen. Soms gaat een medewerker bijvoorbeeld op de ‘plek’ van de manager zitten, dit noemen we ook wel; ‘Informeel leiderschap’.

3. Medewerkers die geen uitdaging hebben

Wanneer medewerkers te weinig uitdaging hebben, kan er verveling ontstaan. Soms kom je ze tegen, de medewerkers die ‘tijgeren’ naar hun pensioen. Die amper vooruit komen, de energie missen, die het idee hebben opgebrand te zijn en die niet meer het gevoel hebben dat ze er toe doen. Medewerkers die zich aan het vervelen zijn.

Een kortdurende verveling is niet zo’n probleem, dan kan de medewerker even uitrusten na een drukke periode. Een rustige periode biedt vaak ook ruimte voor creativiteit en nieuwe ideeën. Wanneer de verveling echter lange tijd aanhoudt dan ontstaat het risico op een bore-out. Bij een bore-out gaat de medewerker op routine zijn werk doen en ‘houdt op met denken’ waardoor de hersenen een soort van inslapen. Zorg dus voor voldoende uitdaging, in het werk, middels een project, door een training of een opleiding etc. Let er daarbij op dat de uitdagingen en de vaardigheden van de medewerker in balans zijn om zo stress te voorkomen. Wanneer mensen worden uitgedaagd blijven ze actiever, flexibeler en productiever en dat is prettig voor zowel de medewerker als het bedrijf.

4. Medewerkers die geen fouten durven maken/ geen beslissingen nemen

Wanneer medewerkers geen fouten durven maken betekent dit in de meeste gevallen dat ze zich niet veilig voelen. Dat kan een interne of een externe oorzaak hebben. Bij een interne oorzaak hebben er het over onzekerheid of faalangst. Dan verschuilt de medewerk zich achter zijn pantser /masker en ‘speelt’ de ideale medewerker die geen fouten maakt.

Over een externe oorzaak spreken we als de oorzaak in het bedrijf of bij de manager vandaan komt. Wanneer er een afrekencultuur heerst en wanneer de medewerker het gevoel heeft dat hij gestraft wordt voor fouten in plaats van dat hij er van mag leren dan ontstaat de onveiligheid. En wanneer de medewerker zich niet veilig voelt om fouten te maken zal hij minder beslissingen nemen, zal hij verantwoordelijkheden ontlopen en zal hij risicomijdend te werk gaan. Dit kan een enorme winstlekkage tot gevolg hebben. Zowel in productiviteit als in gemiste kansen.

5. Medewerkers die vast zitten in hun patronen

Medewerkers die al langere tijd hetzelfde werk doen vervallen nog wel eens in routine. Wanneer je de uitspraak ‘zo doen wij dat nou eenmaal’ te vaak hoort dan weet je dat er te veel routine is ingesleten bij een individu of een team. Medewerkers die vast zitten in patronen worden minder flexibel en staan minder open voor veranderingen. Daarom is het soms ook goed als mensen doorschuiven in een andere rol of functie zodat er voldoende uitdaging blijft.

Patronen kunnen overigens ook in de mens zelf zitten. Bijvoorbeeld ingesleten gedrag vanuit de jeugd en/of de opvoeding. In de jonge jaren kunnen onbewuste patronen ontstaan die soms wel van invloed zijn op het hedendaagse gedrag maar die lastig te veranderen zijn. In dergelijke gevallen is het raadzaam om, als de medewerker tegen zijn patronen aanloopt, met een coach te gaan werken om te onderzoeken hoe hij deze patronen kan doorbreken.

Bezetting

Wanneer we praten over bezetting dan praten we over een te ruime of een te krappe bezetting. Dat kan de volgende oorzaken hebben:

1. Hoog ziekteverzuim;
2. Hoog personeelsverloop;
3. Niet de juiste mensen kunnen vinden;
4. Niet de juist mensen op de juiste plaats.

1. Hoog ziekteverzuim

Kijk eens naar de ziekteverzuim cijfers van jouw bedrijf en vergelijk die eens met andere bedrijven in jouw markt. Als je kijkt naar de cijfers van het CBS dan is het gemiddelde verzuim in de horeca het laagst (3%) en in de industrie het hoogst (6,7%). Ziekteverzuim kan verschillende oorzaken hebben. Wanneer je als bedrijf structureel boven de gemiddelde in jouw branche zit dan vraagt het onderzoek om de oorzaak te kunnen achterhalen en zo de juiste maatregelen te kunnen nemen.

2. Hoog personeelsverloop

Wanneer je merkt dat je een hoog personeelsverloop hebt binnen jouw bedrijf of binnen een specifieke afdeling dan kan dat een dieperliggende oorzaak hebben. Wanneer je bijvoorbeeld een afdeling hebt waarbij je in de afgelopen 5 jaar als 6 managers gepasseerd zijn dan is er waarschijnlijk iets aan de hand. Dan is het goed om eens te onderzoeken welke oorzaken eraan ten grondslag liggen. Vaak liggen die oorzaken verscholen in de onderstroom. Maar door ze zichtbaar te maken is de oorzaak vaak veel eenvoudiger dan in eerste instantie gedacht.

3. Niet de juiste mensen kunnen vinden

In sommige branches is het lastig om de juiste mensen te vinden. In de zorg, het onderwijs, de techniek zijn flinke tekorten en is het lastig om goede professionals te vinden. Daarbij is het dus van belang om na te denken over goed werkgeverschap en jullie ‘employer branding’ zodat medewerkers voor jouw bedrijf kiezen in plaats van voor de concurrent. Onderzoek daarom hoe tevreden medewerkers zijn en waar jij het goed werkgeverschap kunt ontwikkelen, bijvoorbeeld door het creëren van een veilige en inspirerende werkplek waar medewerkers hun talenten in kunnen zetten en waar ze zich kunnen ontwikkelen en (door)groeien.

4. Niet de juiste mensen op de juiste plaats

Niet de juiste mensen vinden kan tot winstlekkage leiden, maar ook als medewerkers niet op de juiste plaats zitten kan dat tot verliezen leiden. Daar waar medewerkers niet op de juiste plek zitten, niet op een plek zitten waar ze tot hun recht komen of waar ze hun kwaliteiten optimaal kunnen benutten kan er een energielek ontstaan met winstlekkage als gevolg.

Door met medewerkers in gesprek te gaan kan je samen de talenten van de medewerker onderzoeken en in kaart brengen. Door de talenten optimaal te benutten zorg je er ook voor dat de medewerker optimaal kan functioneren.

Marketing & sales

De oorzaken van winstlekkage onder de noemer marketing en sales kunnen te maken hebben met een onduidelijke propositie naar de markt en door gemiste verkoopkansen en dus omzet. Praktisch kan je dit opsplitsen in 3 oorzaken:

1. Niet-effectieve sales gesprekken;
2. Niet gescoorde offertes;
3. Niet facturabele uren.

1. Niet-effectieve sales gesprekken

Wanneer de salesafdeling niet effectief is in hun sales activiteiten dan is dat direct van invloed op de omzet van het bedrijf. Wanneer er niet een gedegen sales plan is met zowel een markt- als een klant benadering dan heb je minder controle op de commerciële aanpak.

Wanneer er ‘te veel koffie gedronken’ wordt bij klanten in plaats van doelgerichte bezoeken dan kost dat heel veel onnodige tijd. Wanneer tijdens het klantgesprek de klantvraag onvoldoende wordt uitgevraagd, wanneer de klantwens niet voldoende wordt ingevuld of wanneer de accountmanager onvoldoende in staat is om de klant mee te nemen in het traject dan blijft er veel omzet liggen. En zo zijn er nog wel aan paar oorzaken te noemen waardoor minder orders gescoord worden en er dus minder omzet behaald wordt.

Door een goede coaching en aansturing van de salesafdeling is dus veel winstlekkage te voorkomen.

2. Niet gescoorde offertes

In de praktijk kom ik regelmatig bedrijven tegen die heel veel offertes maken maar de offertes niet of te weinig opvolgen. Vaak hebben die bedrijven ook geen inzicht in het scoringspercentage van de offertes, het aantal offertes en het offertebedrag dat uit staat. Door goede passende offertes te maken en door de offertes goed op te volgen kan de scoringskans omhoog een daarmee ook de omzet.

3. Niet facturabele uren

Veel medewerkers die bij bedrijven in de dienstensector werken, doen dat op basis van facturabele uren. Dat betekent dat de uren van de medewerker doorberekend worden aan de klanten. Wanneer er echter fouten gemaakt worden, medewerkers niet goed opgeleid of ingewerkt zijn, wanneer gemaakte uren niet goed bijgehouden worden dan kan het zijn dat er extra uren gemaakt worden die niet gefactureerd kunnen worden en er dus winstlekkage optreedt.

Winstlekkage aanpakken

Al met al best veel oorzaken die voor winst lekkage kunnen zorgen binnen jouw bedrijf. Ik heb me in deze blog gericht op de focuspunten van Superwerkgever.nl; Goed werkgeverschap en de ontwikkeling van de medewerkers en daarmee is bovenstaande lijst net geheel compleet. Er zijn best ‘veel knoppen waar je aan kan draaien’ om de winst van de organisatie verder te optimaliseren.

Superwerkgever.nl helpt bedrijven met het ontwikkelen van een leercultuur bij organisaties. In een leercultuur leren medewerkers en managers om hun maskers af te gooien waardoor leren en ontwikkelen op persoonlijk niveau en op team niveau mogelijk wordt. Hierdoor leren medewerkers open te staan voor feedback en leren ze met en van elkaar. Zo kunnen ze toe groeien naar persoonlijke ontwikkeling, meer volwassen teams en daarmee meer flexibele, creatieve en productieve medewerkers. Door met elkaar met ontwikkelen bezig te zijn kunnen ook de oorzaken die zorgen voor de winstlekkages structureel besproken en aangepakt worden.

De eerste stap die je zelf kan zetten is een onderzoek doen door met mensen te praten, door goed te luisteren naar signalen en door open te staan voor feedback. Hierdoor kan je veel van bovengenoemde oorzaken inzichtelijk krijgen die je daarna met elkaar kan aanpakken. Mocht je het lastig vinden om een dergelijk onderzoek zelf te doen, laat je dan adviseren of ondersteunen door een externe professional.

Een andere eenvoudige mogelijkheid om een onderzoek te doen naar de staat van de medewerkers in jouw bedrijf en daarmee naar de winstlekkage is de Flowscan. Met de flowscan meet je de factoren die van invloed zijn op het werkgedrag van de medewerkers en of de factoren aanwezig zijn om in flow te kunnen werken. Kijk eens op de website voor meer informatie.